Ý nghĩa một số loài hoa

08.01.2011

1196362.jpgHoa thủy tiên

Nếu gặp một người đẹp mà tính khí kiêu căng hợm hĩnh thì sao? Xin thưa, nên gửi cho nàng một giò thủy tiên. Thủy tiên là một loại hoa đắt tiền, đòi hỏi người trồng phải bỏ nhiều công phu chăm bón kỹ càng hoa mới chịu nở. Như đã nói trên, hoa và ‘người đẹp’ tuy hai mà một, vì vậy muốn mời một người đẹp đi chơi bạn phải bỏ nhiều công .. dụ khị, đưa đón vậy mà nhiều khi nàng còn chưa chịu đi.

Đặc biệt chỉ có thứ thủy tiên của Á đông mới khó trồng chứ thủy tiên Âu châu, vừa nồng hương vừa dễ trồng, bỏ xuống đất là mọc như cỏ dại. Vì vậy, trước khi định trồng một loại hoa, bạn nên bỏ công ra nghiên cứu xem loại hoa mình trồng có chịu nở hoa không đã.

Hoa lay-ơn

Lay-ơn mang ý nghĩa của sự hẹn hò. Hoa này còn một cái tên khác nghe rất đài các nữa là “kiếm lan”. Hoa được gọi là kiếm lan vì lá nó dài giống như lưỡi kiếm, tiếng Anh gọi là gladiola. Kiếm lan thường được tặng cho người mình thầm yêu với ngụ ý rằng mình mong được gặp mặt người yêu. Vì vậy, người nhận sẽ tìm cách hẹn gặp người gởi hoa. Nếu nhận bó hoa mà không biết ý người gửi thì thật là uổng công người tặng.

Hoa lily

Màu trắng luôn được tượng trưng cho sự trong trắng, tinh khiết, chắc vì lý do này mà hoa cô dâu cầm thường được kết bằng hoa màu trắng. Một trong những loại hoa được ưa thích hơn hết trong đám cưới là hoa lily. Người Âu châu chia ra nhiều thứ lily mà người Á đông gọi chung là bách hợp, văn hoa hơn gọi là thụy liên.

Bách hợp có nhiều màu, chỉ màu trắng (Easter lily) mới được đại biểu cho sự tinh khiết, dùng trong bó hoa cô dâu. Thứ bách hợp màu vàng điểm rằn (tiger lily) giống da hổ, các cô dâu không nên chọn làm hoa cưới, vì sẽ bị những người biết tên hoa chọc rằng cô dâu sẽ là hổ cái hoặc sư tử Hà đông.

1281177.jpgHoa Forget me not

Hoa ‘xin đừng quên tôi’ (forget me not), tiếng Việt gọi là lưu ly thảo có một truyền thuyết rất lâm ly của một cuộc tình dang dở.

Chuyện kể rằng có cặp tình nhân này một hôm đi dạo bên bờ sông, bỗng cô gái nhìn thấy một bông hoa thật đẹp. Nàng muốn hái bông hoa đẹp kia nhưng với không tới. Muốn làm đẹp lòng người yêu, chàng trai làm một hành động rất quân tử, vươn tay ra hái hoa cho nàng. Chẳng ngờ đất bên bờ sông lở, chàng trượt chân ngã xuống, bị nước cuốn đi chỉ kịp ném bông hoa lên bờ cho người yêu với một câu nhắn tha thiết “Xin đừng quên tôi”. Từ đó, loại hoa này được mang tên ‘xin đừng quên tôi’.
Tác giả xin nhắn vài lời với những ‘quân tử’ đọc bài này, nếu biết bơi hãy hái hoa bên bờ suối cho người đẹp. Nếu không biết bơi xin đừng làm anh hùng … rơm vì chàng chết … nàng sẽ xuống thuyền sang sông với người khác.

Hoa hồng

Nói đến hoa không thể không nhắc đến hoa hồng. Hoa hồng không những là chúa tể các loài hoa mà còn được rất nhiều người yêu thích. Hoa hồng còn được tôn làm sứ giả của tình yêu trên toàn thế giới. Hoa hồng nhung đỏ thắm như màu máu được tượng trung cho sự nồng nàn, son sắt trong tình yêu. Hoa hồng có thật nhiều màu nhưng có lẽ màu đỏ là màu duy nhất được dùng để diễn tả tình yêu.

  • Hoa hồng : tỏ lòng ái mộ, tỏ sự hạnh phúc vinh dự.
  • Hoa hồng gai : tỏ lòng tốt.
  • Hoa hồng đỏ : Một tình yêu mảnh liệt và đậm đà, tỏ sự hạnh phúc vinh dự.
  • Hồng trắng : Tình yêu trong sáng và cao thượng.
  • Hoa hồng BB : Tình yêu ban đầu.
  • Hoa hồng bạch : Ngây thơ duyên dáng và dịu dàng.
  • Hoa hồng nhung :  Tình yêu say đắm và nồng nhiệt.
  • Hoa hồng vàng : Một tình yêu kiêu sa và rực rỡ. Tình yêu sút giảm và sự phản bội tỏ ý cắt đứt quan hệ.
  • Hoa hồng phớt : Bắt đầu một tình yêu mơ mộng.
  • Hoa hồng đậm :  Người đẹp kiêu kì.
  • Hoa hồng thẩm :  Tình yêu nồng cháy.
  • Hoa hồng cam : Tình yêu hòa lẫn với ghen tuông.
  • Hoa hồng viền trắng :  Tình yêu kín đáo, sâu sắc, sẵn sàng hy sinh cho người mình yêu
  • Hoa hồng phấn : Sự trìu mến.
  • Hoa hồng tỉ muội : Khi được tặng, nếu là bạn trai thì cần hiểu rằng: Bạn là một đứa em ngoan.

Và một số loại hoa khác

1176755.jpgCác loại phong lan đều nói lên sự nồng nhiệt cao quí của mối tình. Nó được dùng thay lời tỏ tình và đồng thời cũng là lời khen tặng.

Hoa thược dược nhằm bày tỏ sự khát khao được trở lại với người mình đã bỏ ra đi, và hẹn sẽ trung thành mãi mãi.

Hoa lựu nói lên sự say đắm nồng nàn.

Hoa tường vi

  • Hoa tường vi : tỏ sự yêu thương.
  • Hoa tường vi đỏ :  tỏ ý muốn được yêu.
  • Hoa tường vi trắng : tỏ tình yêu trong trắng.
  • Hoa tường vi phấn hồng :  tỏ lời hứa hẹn.

Hoa uất kim hương (tulip) mang lời trách ‘không nhất quyết’ trong chuyện tình yêu đôi lứa.
Hoa pensee (tử la lan hoặc đồng thảo) là hoa của kỷ niệm êm đềm.

Tặng hoa không chỉ đơn giản là mình muốn mua hoa cho người khác mà là cả một nghệ thuật. Do đó, khi muốn tặng hoa cho một người nào đó, bạn nên tìm hiểu xem loại hoa đó người nhận có thích không và mang ý nghĩa gì. Nếu bạn sợ người nhận hoa không biết ý nghĩa của loại hoa bạn gởi thì thật đơn giản, nhờ cô bán hoa cho bạn một tấm thiệp nhỏ và bạn chỉ việc viết ý nghĩa của loại hoa mà mình gởi lên tấm thiệp. Đôi khi, có những điều mà ta viết lên giấy cùng một bó hoa gửi kèm sẽ dễ dàng hơn là nói thẳng khi đối diện một người nào đó, có phải không bạn?

Những loại hoa nên tránh tặng

Hoa huệ: Niềm thú vị nguy hiểm. Hoa huệ được biểu hiệu cho sự khao khát vật chất. Người ta không dám cắm hoa này trong phòng ngủ vì ban đêm hoa tỏa hương rất nồng, làm ngộp giấc.

Tulip vàng: Tình yêu vô vọng.

Cây đậu hoa: Cám ơn em đã dành tình cảm cho anh nhưng xin chào tạm biệt.

Hoa sen: Tình yêu chia cắt.

1257004.jpgHoa cẩm chướng: Xin lỗi em, anh không thể đi tiếp cùng em trên con thuyền tình. Cẩm chướng vàng: Sự từ chối, cự tuyệt tình cảm.

Hoa chuông xanh: Sự nhún nhường.

Hoa hải đường: Em nên đề phòng anh.

Hoa anh thảo: Tạm biệt tình yêu của em.

Hoa phong lữ: Em thật ngớ ngẩn và điên rồ.

Hoa lan dạ hương màu tía: Xin lỗi em, hãy tha thứ cho anh, anh rất tiếc không thể yêu em.

Loa kèn màu cam: Anh căm thù em.

Cúc vạn thọ: Sự tàn nhẫn, ích kỷ, ghen tuông.

Hoa trúc đào: Một lời cảnh cáo.

Có một điều bạn không bao giờ nên làm (trừ khi cố ý), đó là tặng cho người khác hoa héo. Tặng hoa héo mang ngầm ý nghĩa bạn muốn kết thúc mối giao hảo với người được tặng hoa. Nên nhớ một điều, người tặng hoa vào một ngày đẹp trời nào đó cũng có thể sẽ là người được nhận hoa. Chắc chắn là bạn sẽ không muốn nhận một bó hoa … héo phải không nào?

Mong các bạn đóng góp thêm nhé!

Tổng hợp

Advertisements

Cẩm nang quản lý hiệu quả – Hành động hiệu quả – P1

24.12.2010

Cẩm nang quản lý hiệu quả - Hành động hiệu quả - P1Cuốn sách “Hành động hiệu quả” trong bộ sách Cẩm nang Quản lý hiệu quả sẽ phân tích những nguyên nhân chủ yếu gây ra sự chậm trễ và kém hiệu quả trong công việc. Nếu bạn đã, và đang ở trong tình trạng như vậy, hãy nghiên cứu kỹ nội dung, và cùng tìm ra cách giải quyết hiệu quả nhất cho tình trạng này.

1.Chuẩn bị để hành động hiệu quả:
-Hành động hiệu quả đồng nghĩa với việc đưa ra những quyết định hành động kịp thời.
Một người hành động hiệu quả luôn biết cách hoàn thành mọi việc đúng hạn. Họ không bao giờ trì hoãn đến khi quá trễ, cho dù vấn đề có khó khăn, cấp bách, đòi hỏi phải suy nghĩ, nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi quyết định.
-Để làm việc hiệu quả:
Xem xét – Lên kế hoạch – Thông báo (Về thời hạn hoàn thành công việc)
-Bạn đã làm gì để chuẩn bị hành động hiệu quả??
+ Bạn là 1 người làm việc trì trệ,thụ động, luôn muốn chờ người khác mách nước cho mình hay bạn sẽ quyết tâm thay đổi để chủ động trong công việc?
+ Để xác định rõ mục tiêu của mình trong công việc, bạn sẽ làm gì?
Hãy liệt kê tất cả những công việc mà bạn đang làm có ảnh hưởng đến mục tiêu của bạn.
Càng ý thức được những gì bạn đang cố gắng đạt được, bạn càng dễ dàng sắp đặt ổn thỏa mọi chuyện.
2.Quyết định hành động:
Trong công việc, có những lúc bạn cần giải quyết vấn đề ngay, nhưng có những lúc lại trì hoãn, chờ đến thời điểm thích hợp. Bạn cần phải biết khi nào lựa chọn phương án hành động ngay, giải quyết sau hay trì hoãn đến khi thu thập đủ thông tin.
Vậy:
– Bạn có biết những tác nhân nào kích thích bạn hành động?
– Bạn có sớm nhận ra những tác nhân đó để quyết định hành động hiệu quả?
– Để đưa ra 1 quyết định hành động, bạn cần chuẩn bị những phần việc gì???
Đừng chần chừ, mà hãy hành động ngay nếu bạn biết rõ điều cần làm.

Để hành động 1 cách hiệu quả, bạn cần làm gì?
Khi nào bạn nên quyết định hành động ngay?
Trong trường hợp nào thì quyết định không hành đông??

(Hãy theo dõi tiếp trong phần 2)


Tổ chức công việc cá nhân

24.12.2010

Tổ chức công việc cá nhân1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

1.1 Phân loại công việc

  • Theo mức độ quan trọng: “Việc lớn” là những việc quan trọng (liên quan tới một số tiền lớn hoặc sự an nguy của doanh nghiệp); còn “việc nhỏ” thì ngược lại.
  • Theo mức độ khẩn cấp: việc khẩn cấp và việc không khẩn cấp.
  • Theo tân suất: Việc thường xuyên và việc không thường xuyên (sự vụ).

Với công việc có tính chất thường xuyên. Là các công việc lặp lại theo một chu kỳ nhất định. Bạn cần lưu ý lại:

  • Tần suất thực hiện?
  • Người thực hiện?
  • Đưa vào quy trình hay bản mô tả công việc?

Đột xuất hoặc không ổn định. Cần phải xem xét xem có thể chuyển về công việc thường xuyên hay không? Người làm việc không hiệu quả khi khối lượng công việc sự vụ chiếm trên 50 %.

1.2. Xác định thứ tự ưu tiên

Quan trọng và khẩn cấp. Đối với công việc này, bạn phải thực hiện ngay.

Ví dụ: Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công. Nếu không quyết định giá nhanh trong sáng nay sẽ bị đối thủ cướp mất hợp đồng…

Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Ví dụ: Giữ gìn sức khỏe, không hút thuốc nhiều hoặc thức quá khuya, giữ quan hệ tốt đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà cung cấp, kiện toàn lại bộ máy doanh nghiệp…

Khẩn cấp nhưng không quan trọng. Ví dụ: Một khách hàng tiềm năng vừa mới quen yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề cần thời gian chuẩn bị lâu dài hoặc bưu điện yêu cầu đóng cước điện thoại di động ngay nếu không mai sẽ cắt chiều gọi đi.

Các công việc này có thứ tự ưu tiên thứ hai sau công việc quan trọng và khẩn cấp.

Đối với hai loại công việc này, bạn có thể thực hiện song song.

Việc thực hiện công việc nào trước còn tùy thuộc vào:

  • Thời hạn giải quyết vấn đề.
  • Hãy tách công việc chính thành nhiều công việc khác nhau, trên cơ sở đó, bạn có thể xác định lịch cho từng công việc.
  • Không khẩn cấp và không quan trọng.

Chuẩn bị công việc cho cuối tuần sau họp phòng.

Đi uống bia với bạn bè

Mua một bộ veste mới

Đổi điện thoại di động…

Đánh tiếc là nhiều nhà quản lý lại mất quá nhìều thời gian vào những công việc không quan trọng.

1.3 Lưu đồ thời gian

Trên sơ đồ gồm hai trục, trục hoành là mức độ quan trọng của công việc, trục tung là mức độ khẩn cấp.

Trong ba công việc, dễ nhận thấy công việc A phải làm đầu tiên và công việc D làm cuối cùng.

2. Sắp xếp hồ sơ:

BẠN ĐÃ GẶP TÌNH HUỐNG NÀY CHƯA?

  • Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của mình?
  • Sếp muốn nhận được hồ sõ XYZ ngay, bạn có thể tự tin là bất kỳ hồ sõ nào ông ấy muốn, bạn có thể cung cấp trong vòng 5 phút?
  • Một nhân viên có ngýời nhà bị tai nạn xe, anh ta không đi làm được, cả phòng bạn nháo nhào tìm hồ sơ của NV ấy theo yêu cầu của khách hàng?
  • Một NV nghỉ việc, anh ta chẳng làm đơn gì cả, bây giờ bạn không biết hồ sơ của anh ta thế nào…

Bạn đã bao giờ rơi vào những tình huống ấy chưa?

Nếu có, có lẽ bạn đã chưa tổ chức được một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả.

2.1 Quản lý hồ sơ giấy

Bạn nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sõ giấy và máy tính của mỗi nhân viên.

Danh mục hồ sõ của mỗi NV và danh mục hồ sõ của bạn chính là hồ sơ toàn bộ phận của bạn đấy.

Khi NV lập xong của họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của họ, và ký tên duyệt danh mục này.

Hãy tổ chức 1 tháng hoặc 1 tháng 2 lần, bạn yêu cầu NV cập nhật hồ sơ vào danh mục.

2.2 Quản lý hồ sõ máy, CD…

Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau.

Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chức đựng các thông tin nhưng chưa xử lý.

Phần thùng rác (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng.

Hãy đưa ra một quy định hướng dẫn cho tất cả NV làm giống nhau:

  • Input
  • Output
  • Quy định backup dữ liệu.
  • Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ.
  • Quy định quét virus định kỳ.
  • Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ.

MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY

  • Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (Mic.Office).
  • Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình fomat (cài lại máy)).
  • Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu.

MỘT SỐ PHẦN MỀM PHỤC HỒI HỒ SƠ

  • Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ cứng.
  • Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hư trên đĩa CD.
  • Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật khẩu bị mất.

Ban tìm mua trên các cửa hàng CD

3. Sắp xếp nơi làm việc

Bạn nên lưu ý sắp xếp các vật dụng sau đây để việc sử dụng là thuận tiện nhất cho người sử dụng:

  • Fax
  • Điện thoại bàn
  • Máy in
  • Photo
  • ..

4. Quản lý thông tin

4.1 Phân loại thông tin:

  • Giữa quản lý và nhân viên (giao việc, kiểm tra, hệ thống báo cáo nội bộ…)
  • Giữa các nhân viên nội bộ.
  • Input (thông tin đầu vào)
  • Output (thông tin ra).

4.2 Bằng chứng thông tin

Bạn hãy thiết lập hệ thống các bằng chứng về việc chuyển thông tin trong tổ chức.

  • Sổ giao việc
  • Sổ giao nhận thông tin
  • Sổ công văn đến – đi.
  • Sổ giao nhận sản phẩm
  • Sổ giải quyêt công việc

4.3 Lưu đồ thông tin:

4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin

  • Feedback ngay. Khi nhận được thông tin, hãy phản hồi ngay cho người nhận. Trường hợp chưa trả lời được, hãy email… cho khách biết thời hạn bạn trả lời.
  • Quản lý thông tin đầu vào. Nhiều NV khi nhận được thông tin thì “bỏ đại” vào nơi nào đó rồi xử lý sau. Sau đó thì họ lại quên mất, không xử lý. Điều này đòi hỏi nhân viên của bạn phải chuyển thông tin vào một nõi Input quy định nào đó.
  • Đảm bảo là ngýời nhận đã nhận được thông tin.
  • Bạn đã từng nghe nguyên tắc nhắc nợ 3 lần? Lần thứ nhất, bạn gửi thư cho kế toán thanh toán của khách hàng. Điều này, chýư đýưc tính cho lần thứ nhất. Lần thứ nhất chỉ được tính khi người nhận đã confirm (xác nhận) là họ đã nhận được thư. Bằng cách nào?
  • Nhiều người sẽ gọi điện cho khách sau 3 ngày hỏi xem khách đã nhận được chưa?
  • Người cẩn thận thì cho người mang trực tiếp cho khách và yêu cầu khách ký tên hoặc email cho khách và đề nghị khách xác nhận là đã nhận được.

4.5 Sổ giải quyết công việc

  • Sổ giải quyết công việc là cuốn sổ theo dõi toàn bộ công việc của bạn.

Sổ giải quyết công việc gồm các nội dung:

  • Nội dung công việc
  • Người giao, ngày giao (hoặc lấy từ kế hoạch cá nhân)
  • Thời hạn
  • Diễn giải.
  • Kết quả/ngày hoàn thành.

4.6 Lập kế hoạch công việc

  • Bạn có biết 9h sáng mai bạn sẽ làm gì?
  • Bạn biết ngày mai NV của bạn làm gì?
  • Bạn sẽ khó có thể biết nếu bạn không có kế hoạch.

Bạn có thể tham khảo trong phần kỹ năng lập kế hoạch


Để làm việc tập trung

24.12.2010

Tại sao chúng ta luôn ở trong tình trạng “tâm hồn treo ngược cành cây” và làm thế nào để khắc phục?

Một bài viết xuất bản ngày 15/11 trên tờ Thời đại New York có dẫn một nghiên cứu gần đây của hai chuyên gia nghiên cứu về hạnh phúc của trường Harvard là Daniel Gilbert và Matthew Killingsworth.

Trong nghiên cứu này, hai ông sử dụng một tiện ích của iPhone để liên lạc với khoảng 2.200 người, và nhận được gần 250.000 câu trả lời từ họ, trong đó họ miêu tả về cảm giác và hoạt động mình đang làm ngay tại thời điểm được nhóm nghiên cứu liên lạc.

Không có gì ngạc nhiên khi những người cho biết họ đang ở “đỉnh cao” của trạng thái hứng khởi đều đang quan hệ tình dục khi được liên lạc (tôi không rõ là họ cảm thấy như thế nào sau khi bị gián đoạn như vậy). Và họ đều đang tập trung cao độ vào những việc mình đang làm, chí ít là trước khi bị nhóm nghiên cứu “làm phiền”.

Cái ngạc nhiên là ở 99,5% những người không quan hệ tình dục vào thời điểm được liên lạc. Gần một nửa trong số họ khi đó đang “lãng đãng”, tức là họ không tập trung vào việc mình đang làm. Những người tập trung hơn có mức độ hạnh phúc cao hơn rất nhiều so với họ.

Tôi vốn là một chuyên gia nghiên cứu các biện pháp để đạt được chất lượng hoạt động đỉnh cao, đồng thời cũng nghiên cứu về hội chứng rối loạn giảm tập trung (ADD) và nhịp sống quay cuồng của xã hội hiện đại, nên nghiên cứu này quả thực đã khiến tôi chú ý.

Như vậy là, trừ những lúc quan hệ tình dục, một nửa trong số chúng ta, tại bất kỳ thời điểm nào, đều không tập trung vào công việc mình đang thực hiện. Sự thiếu tập trung như vậy không những khiến chúng ta không cảm thấy hạnh phúc, mà còn dẫn tới một loạt những sai lầm, lãng phí về thời gian, giao tiếp kém hiệu quả, hiểu lầm nhau, năng suất lao động giảm, và tổn thất thu nhập trên phạm vi toàn cầu (chắc chắn là sẽ sớm có một nghiên cứu về vấn đề này).

Tất cả đều hướng tới một câu hỏi: tại sao lại có tình trạng thiếu tập trung tràn lan như vậy? Và chúng ta có thể làm gì để “chữa trị” chứng bệnh này?

Để làm việc tập trung

“tâm hồn treo ngược cành cây”

Có thể có người gợi ý dùng thuốc Ritalin (thuốc kích thích hệ thần kinh) để trị chứng ADD do nền văn hóa gây ra này. Tuy nhiên, điều đó không những không nên làm xét về mặt y học, mà trên thực tế, chúng ta từ lâu cũng đã “bổ sung” cho mình những thứ có chức năng tương tự Ritalin rồi.

Nếu bạn không tin, hãy thử nhìn vào hàng dài những người xếp hàng để mua cà phê tại các chuỗi cửa hàng của Starbucks và Dunkin’ Donuts mà xem, đó là còn chưa tính đến những sản phẩm tăng lực như Mountain Dew, Red Bull,…

Nhưng tại sao lại cần một lượng lớn caffeine như vậy để “đối phó” với chứng thiếu tập trung? Nếu Killingsworth và Gilbert thực hiện nghiên cứu này cách đây 100 năm, hay thậm chí là 20 năm, thì liệu kết quả họ thu về có khác đi? Liệu từ trước tới nay, có phải tại bất kỳ thời điểm nào, một nửa dân số Mỹ – hay dân số thế giới – đều luôn ở tình trạng “tâm hồn treo ngược cành cây”? Hay đây là một hiện tượng mới?

Các nghiên cứu đã thực hiện cho thấy đây là một hiện tượng mới, hoặc ít ra là hiện tượng này đã trở nên tồi tệ đi trong thời gian gần đây. Con người dành tới 30 – 40% thời gian tại nơi làm việc cho những gián đoạn không có chủ định từ trước, và sau đó họ lại tìm cách lập lại sự tập trung trí não trước khi bị gián đoạn.

Tôi chắc chắn rằng hiện tượng này không tồn tại cách đây 20 năm, bởi lẽ khi đó các công cụ tạo gián đoạn không xuất hiện nhiều như bây giờ. Và tất cả những giây phút xao nhãng đó đã tạo ra những vật cản trở, không cho phép chúng ta được tư duy và cảm xúc một cách sâu sắc. Cuộc sống của chúng ta đang trở nên hời hợt hơn, và ồn ào hơn.

Nhờ tham gia công tác giảng dạy nên tôi đã có cơ hội hỏi hàng nghìn người một câu hỏi như sau: “Đâu là nơi anh/chị tư duy hiệu quả nhất?” Rất hiếm khi có người trả lời: “Tại nơi làm việc”. Câu trả lời phổ biến nhất là: “Trong phòng tắm”. Đây là một trong những “pháo đài” cuối cùng còn lại, nơi chúng ta ít bị làm phiền hơn. Nhưng ai mà biết được, nhỡ đâu món quà “hot” sắp tới lại là một chiếc BlackBerry chống nước?

Công nghệ khiến chúng ta mất tập trung. Nhưng ngoài ra, tôi cho rằng còn tồn tại một mâu thuẫn khác sâu sắc hơn; và mâu thuẫn này thực ra đã xuất hiện từ cách đây cả ngàn năm. Nội dung của nghịch lý này là: tuy rằng trạng thái tập trung cao độ cho một hoạt động nhất định sẽ khiến chúng ta cảm thấy hạnh phúc hoặc làm việc hiệu quả ở mức độ cao nhất, nhưng chúng ta lại có xu hướng tránh né và “chống đối” trạng thái đó. Tại sao lại vậy? Nếu các nghiên cứu hiện nay đều chứng minh rằng sự tập trung có lợi cho chúng ta đến thế nào, vậy tại sao ai cũng muốn kháng cự nó?

Lý do chỉ là các nguyên tắc vật lý học cơ bản mà thôi. Tự nhiên thường hướng đến trạng thái mất trật tự. Còn sự tập trung lại thiết lập trật tự. Vì thế để tập trung được cần có năng lượng, cần phải dụng công; và nó có thể khiến chúng ta không thoải mái.

Con người thường có xu hướng tránh né sự không thoải mái và lao động. Con người có nhiều suy nghĩ mâu thuẫn về việc sử dụng năng lượng, ngay cả khi điều đó đem lại niềm vui cho chúng ta. Chẳng hạn, trong nghiên cứu đề cập ở trên, hoạt động đem lại cảm giác hạnh phúc nhiều thứ hai sau quan hệ tình dục là vận động cơ bắp. Và bạn thử nghĩ xem, bao nhiêu người trong số chúng ta vẫn đang ngần ngại thực hiện hoạt động đó?

Sau đây là các giải pháp của tôi đối với vấn đề thiếu tập trung:

Thứ nhất, hãy lập lại các ranh giới mà công nghệ đã phá bỏ, từ đó giúp bạn có thời gian thực sự để suy nghĩ khi đang làm việc. Hãy tắt các thiết bị công nghệ đi. Đóng cửa lại. Đừng “lao” vào mạng ngay khi bạn cảm thấy bực bội, cáu gắt. Cứ tiếp tục làm việc. Tìm cách giải quyết vấn đề. Hãy suy nghĩ cho thật sâu sắc và kiên trì. Đừng cho phép bất kỳ điều gì xâm phạm vào quá trình tư duy sáng tạo quý giá đó.

Thứ hai, cố gắng dành càng nhiều thời gian càng tốt ở “giao lộ” của ba phạm trù: những gì bạn làm tốt, những gì bạn thích làm, và những gì tạo thêm giá trị cho thế giới (VD: những gì mà người khác sẵn lòng trả công cho bạn để bạn làm điều đó). Tại “giao lộ” này, bạn có thể tìm thấy niềm vui và hiệu quả lao động, có khả năng đương đầu với những sự “phá hoẵng” và mất trật tự vốn vẫn thường tìm cách đẩy chúng ta rơi vào trạng thái trì trệ. Khi thổi bùng ngọn lửa hạnh phúc trong công việc, bạn sẽ có ý muốn được làm việc, dù rằng điều đó có thể đôi khi khiến bạn cảm thấy khó chịu.

Vậy là, vì bạn không thể quan hệ tình dục suốt ngày, và cũng không ai có thể tập luyện cơ bắp nhiều hơn 1 – 2 tiếng mỗi ngày, nên bạn hãy chọn làm những công việc mình có khả năng làm tốt, và thích làm, rồi sau đó nâng cao đòi hỏi đối với công việc đó hơn mỗi ngày. Trạng thái tập trung sẽ theo đó mà xuất hiện. Và khi đã tập trung, bạn sẽ vừa có cả hạnh phúc lẫn thành công.

Tác giả bài viết Edward Hallowell, Bác sỹ y khoa, là chuyên gia về tâm thần học. Ông đã tham gia giảng dạy tại Trường Y khoa Harvard trong 20 năm, và hiện là giám đốc Các Trung tâm Hallowell tại New York và Sudbury, Massachusetts. Ông là tác giả của hai bài viết nổi tiếng trên tờ tạp chí Kinh doanh Harvard cùng 18 quyển sách khác, trong đó có quyển Driven to Distraction (Bị xao nhãng – Tạm dịch) được xếp vào loại bán chạy nhất nước Mỹ với hàng triệu bản bán ra. Cuốn sách tiếp theo của ông có tựa đề Shine (Tỏa sáng – tạm dịch) dự kiến sẽ phát hành trong tháng 1 năm tới.

https://nguyenvannhopc.wordpress.com trích theo: Tác giả: Thủy Nguyệt (theo Harvard) – Được đăng trên trang http://www.vef.vn


Tiến trình quản lý hồ sơ trong văn phòng

24.12.2010

Chúng ta đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của mình? Khi sếp muốn nhận được hồ sơ XYZ ngay, chúng ta có thể tự tin là bất kỳ hồ sơ nào ông ấy muốn, chúng ta có thể cung cấp trong vòng 5 phút?…

Chúng ta đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của mình? Khi sếp muốn nhận được hồ sơ XYZ ngay, chúng ta có thể tự tin là bất kỳ hồ sơ nào ông ấy muốn, chúng ta có thể cung cấp trong vòng 5 phút? hoặc giả sử như một nhân viên có người nhà bị tai nạn xe, anh ta không đi làm được, cả phòng chúng ta nháo nhào tìm hồ sơ của nhân viên ấy theo yêu cầu của khách hàng? Trường hợp xấu như, một nhân viên nghỉ việc, anh ta chẳng làm đơn gì cả, bây giờ chúng ta không biết hồ sơ của anh ta thế nào… Nếu bị rơi vào các trường hợp như trên, có lẽ chúng ta đã chưa tổ chức được một hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả.

 

Quản lý hồ sơ giấy
Nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy tính của mỗi nhân viên.
Danh mục hồ sơ của mỗi nhân viên và danh mục hồ sơ của chúng ta chính là hồ sơ toàn bộ phận của chúng ta đấy.
Khi nhân viên lập xong danh mục hồ sơ của họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của họ, và ký tên duyệt danh mục này.
Hãy tổ chức cứ mỗi tháng 1-2 lần, chúng ta yêu cầu nhân viên cập nhật hồ sơ vào danh mục.

Quản lý hồ sơ máy, CD…
Cách quản lý hồ sơ thông thường là lập theo các cấp folder khác nhau.
Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào. Đây là phần chức đựng các thông tin nhưng chưa xử lý.
Có một thư mục thùng rác riêng (không phải là mục Recycle của máy tính) để lưu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông tin này sau 3 tháng.
Hãy ra một quy định hướng dẫn cho tất cả nhân viên làm giống nhau: Input; Output; Quy định backup dữ liệu; Quy định sao lưu dữ liệu định kỳ; Quy định quét virus định kỳ; Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lưu lại dữ liệu định kỳ.
Một số lỗi thường gặp trong quản lý hồ sơ trên máy tính:
Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (MS.Office).
Lưu hồ sơ trong ổ C (nên lưu ở ổ D, vì ổ C có thể bị mất do vô tình fomat (cài lại máy).
Lưu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu.
Phần mềm phục hồi hồ sơ:
Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ cứng.
Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hư trên đĩa CD.
Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật khẩu bị mất.
Quyền truy cập thông tin, hồ sơ trên máy tính
Ai được quyền xem thông tin?
Ai được quyền chỉnh sửa, cập nhật thông tin?
Hãy tạo thêm một cột trong bảng thông tin với nội dung: nhưng người được quyền truy cập và/hoặc chỉnh sửa.

A.Q sưu tầm


Các phương pháp lưu trữ hồ sơ

19.12.2010

Các phương pháp lưu trữ hồ sơ1. Lưu theo vần, mẫu tự: Sử dụng cho hồ sơ tên: * Hồ sơ cá nhân: bỏ các tư liệu liên quan đến cá nhân vào bìa kẹp hồ sơ tên (hoặc phong bì) riêng. Bên ngoài ghi tên và một số thông tin cơ bản khác. Bên trong mỗi hồ sơ, sắp xếp các tý liệu theo ngày tháng từ gần nhất đến xa nhất. * * Hồ sơ hỗn hợp: sắp xếp các tý liệu theo vần mẫu tự để dễ truy tìm các tư liệu. * Hồ sơ cùng một tên: nếu phát sinh liên tục, hãy phân loại theo từng giai đoạn. * Các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt. Hồ sơ theo chủ đề: * Tên chủ đề cần đặt cụ thể, * Không dùng chủ đề mơ hồ, chung chung * Sử dụng các tiêu đề và phụ đề cho các hồ sơ theo chủ đề * Sử dụng các công cụ hỗ trợ, như: thẻ hướng dẫn theo vần mẫu tự, thẻ hướng dẫn theo chủ đề chính, kẹp hồ sơ (cũng có thể tạo lập trên máy tính). * Kẹp hồ sơ có thể dùng cho các dạng: hồ sơ cá nhân, hồ sơ cho mỗi tiêu đề chính. * Cần có một bảng mục lục các chủ đề để tránh việc mở hồ sơ không có trong chủ đề, gây khó khăn cho tìm kiếm. Hồ sơ theo địa danh: * Cần thiết lập danh mục các địa danh giống như một chủ đề. * Cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm (nên dùng máy tính). 2. Lưu theo số, mã số * Hệ thống lưu trữ số liên tục (tăng dần): đơn giản, không hết số. * Hệ thống lưu trữ sử dụng số tự nhiên (như là một dạng mã số), ví dụ: 7-25-30. * Hệ thống lưu trữ bằng mã số: sử dụng kết hợp chữ và số, trong đó thông thường các chữ là các mã hiệu, các số chỉ thứ tự trong mã đó. 3. Phương tiện và thiết bị lưu trữ * Phương tiện giấy: tủ kệ tiêu chuẩn văn phòng, tủ kệ mở (không cửa), tủ kệ di động, tủ kệ an toàn, tủ kệ xoay, tủ kệ đặc biệt có phím ấn, tủ kệ liên hợp, thiết bị để hồ sơ quay, thiết bị bánh xe, * Phương tiện điện từ: đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD-ROM, chụp vi phim,… * Vật dụng bổ trợ: nhãn bìa kẹp, nhãn thẻ chỉ dẫn, nhãn ngăn kéo hồ sơ, bìa kẹp ‘out’ * Dù sử dụng phương tiện lưu trữ gì, áp dụng vật dụng hỗ trợ tìm kiếm nào, thì việc áp dụng khoa học kỹ thuật vào công tác này là rất quan trọng trong thời đại ngày nay, mà phổ biến nhất hiện nay là máy vi tính cá nhân. 4. Sắp xếp hồ sơ theo số và theo thời gian * Phương pháp số để phân loại các hồ sơ thì thuận tiện, đặc biệt khi các tài liệu đã được đánh số. * Phương pháp này có thể thự hiện theo nhiều cách. Có thể có một hệ thống ký số cuối. Khi hệ thống này được thực hiện bằng cách đọc số từ phải sang trái, nó giúp loại trừ những sai sót vì người ta không có thói quen đọc theo cách này và do đó sẽ cẩn thận hơn khi đọc. * Phương pháp số cũng có được dùng để phân tán hoạt động lưu trữ và cho phép dễ dàng lấy ra những tài liệu không còn dùng đến nữa. Những thuận lợi: Nó có thề dễ dàng mở rộng;nó mang lại một sự bảo mật nào đó;nó cho phép nhận diện hiệu quả các đề mục;và số hồ sơ cũng có thể cung cấp một số tham chiếu. Các bất lợi là: Chi phí dể chuẩn bị một chỉ mục và thời gian để thực hiện điều đó; và nếu các chữ số trong các số tham chiếu bị đổi chỗ, đề mục sẽ bị đưa vào sai hồ sơ mà không may thay, điều này rất dễ xảy ra. 5. Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian * Các tài liệu được lưu trữ theo một trình tự thời gian nào đó, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh, đặc biệt là theo ngày tháng hoặc có thể theo thời gian phát sinh. * Các hồ sơ có thể được chia theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm tùy theo số lượng tài liệu được lưu trữ. * Hệ thống này thường được sử dụng phối hợp với một trong những phương pháp phân loại khác. Do đó, là điều phổ biến khi hồ sơ được lưu trữ theo thứ tự chữ cái và sử dụng trình tự thời gian bên trong hồ sơ. Thuận lợi: Hệ thống này rất tiện lợi và tiết kiệm được không gian nhiều nhất vì các hồ sơ có thể được lưu trữ ngẫu nhiên vì việc truy cập tìm kiếm có thể tự động nếu địa chỉ là chính xác,ví dụ: như là biết tên file. Nhược điểm: Phương pháp này gặp nhiều khó khăn trong việc bảo quản dữ liệu và không giữ được trong thời gian quá lâu. 6. Sắp xếp hồ sơ theo vần, mẫu tự * Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia. * Những sự phân chia hệ thống có thể được xác nhận về mặt thống kê. Một khi đã quyết định những sự phân nhóm chủ yếu thì chúng có thể được chia nhỏ thành nhóm nhỏ hơn. Nên có thể cho phép mở rộng những nhóm chủ yếu và những nhóm nhỏ này để giảm thiểu bất kỳ việc chia nhỏ nào hơn nữa sau này. Thuận lợi: là tham chiếu trực tiếp được trao đổi cho hồ sơ do đó không cần chỉ mục, dường như đây là một cách làm dễ dàng để lưu trữ hồ sơ, dễ hiểu, và có thể nhanh chóng kiểm soát xem có bất kỳ tài liệu nào bị lưu trữ sai hay không. Các bất lợi của phương pháp này bao gồm: nếu có những tên thông dụng, có thể trùng nhau. Phân loại theo thứ tự chữ cái được dựa trên tên hồ sơ. Việc phân chia thành nhóm nhỏ hệ thống có thể đạt được trên một cơ sở khoa học, nghĩa là bằng cách hỏi xem những tên nào thường hay bắt đầu nhất trong một quốc gia. 7. Sắp xếp hồ sơ theo chủ đề: Đây là một biến thể của phương pháp phân loại theo thứ tự chữ cái, trong đó các tài liệu được sắp xếp theo phân loại chủ yếu của tiêu đề chủ đề, ví dụ như bảo hiểm hoặc bất động sản. Trong nhóm chủ yếu sẽ có những phân loại nhóm nhỏ hơn. Thuận lợi: Phương pháp phân loại theo chủ đề dễ dàng và tiện lợi cho việc mở rộng. Nó cũng mang lại một phương pháp hữu ích khi các chủ đề được xác định rõ ràng và khi người ta đã quen thuộc với nó thì việc truy cập sẽ dễ dàng hơn. Khó khăn: * Có thể có vấn đề phải thiết lập đủ những phân loại thích hợp, thường đòi hỏi rất nhiều tham chiếu qua lại và đôi khi cần có một chỉ mục phức tạp. * Thường khi kiểu phân loại này được dùng thì sẽ hình thành một hồ sơ lớn chứa các mục linh tinh với rất nhiều đề tài trong đó, trong khi trong một hệ thống lưu trữ tốt thì một hồ sơ chỉ chứa đựng những đề tài có liên quan. Điều này dường như do sự miễn cưỡng mở một hồ sơ riêng biệt cho từng chủ đề trong hồ sơ linh tinh. 8. Sắp xếp hồ sơ theo địa lý * Khi dùng phương pháp địa lý, các hồ sơ được sắp xếp theo các địa điểm như quận, thành phố… cho phân loại chủ yếu. Sau đó có thể sử dụng các phân loại nhỏ hơn theo mẫu tự. * Phương pháp địa lý đôi khi được gọi là sắp xếp theo địa điểm. Điều này là dễ hiểu vì ý niệm của nó đơn giản và người sử dụng không sớm thì muộn cũng sẽ quen thuộc với những khu vực địa lý có liên quan. Thuận lợi: Nó cho phép một số người sử dụng những hồ sơ cùng một lúc mà không gây cản trở cho nhau; nó dễ hiểu; và truy cập thuận tiện nếu biết địa điểm. Bất lợi: * Người sử dụng cần phải có một hiểu biết nào đó về khu vực địa lý có liên quan, đặc biệt khi có một số tên nơi chốn tương tự; phải biết nơi chốn của một thông tin; và phương pháp này cần được một chỉ mục hỗ trợ. * Hệ thống địa danh cũng rất có ích trong các hoạt động như nghiên cứu thị trường quảng cáo trực tiếp bằng thư từ bưu điện và dự báo thời tiết. 9. Quản lý phân tán theo bộ phận Ưu điểm * Tránh được sự trì hoãn không cần thiết * Dễ dàng thực hiện * Tách biệt hồ sơ với các bộ phận khác Nhược điểm: * Có sự trùng lắp không cần thiết của thiết bị và hồ sơ trong các bộ phận. * Nhân viên thực hiện không có hiệu quả vì họ phải thực hiện nhiều công việc khác nhau trong văn phòng. * Không thống nhất trong các bộ phận dẫn đến khó quản lý chung * Những tài liệu quan trọng khó bảo mật. * Những văn bản được lưu trữ ở các bộ phận chỉ giữ ở mức độ tối thiểu và tạm thời. 10. Quản lý theo tập trung Quản lý tập trung có thể giúp giảm sự trùng lắp hồ sơ và thiết bị, tiết kiệm thời gian sắp xếp hoặc phân phối theo yêu cầu do có nhân viên chuyên trách thực hiện. 11. Những hệ thống lưu trữ hiện đại Một vấn đề chủ yếu của lưu trữ tài liệu là chúng chiếm khoảng trống không gian quá lớn. Đã có hai biện pháp khắc phục cho điều này: * Sử dụng rộng rãi vi phim để giảm thiểu kích thước và giữ lại các hồ sơ; * Sử dụng rộng rãi việc lưu trữ bằng máy tính, đặc biệt là lưu trữ bằng đĩa cứng nằm trong máy. Chức năng thứ 2 đang ngày càng được sử dụng rộng rãi khi mà máy tính ngày càng trở nên rẻ hơn và nhỏ hơn.


%d bloggers like this: