Quản trị thông minh hơn, tốc độ hơn

10.01.2011

Cương vị lãnh đạo ngày nay đòi hỏi các nhà quản trị gánh vác nhiều thứ hơn trên đôi vai của mình vì lợi ích của doanh nghiệp. Để đỡ phải gánh vác mọi thứ một mình, hãy luôn tạo cơ hội cho đội ngũ nhân viên tham gia giải quyết các vấn đề, thông qua đó phát triển kỹ năng quản trị của các nhân vật chủ chốt.

Bước đầu tiên, bạn cần tìm hiểu mọi cá nhân trong doanh nghiệp, đặt ra những câu hỏi với họ và làm cho mọi người đều tường tận những yêu cầu, nguyện vọng từ bạn. Một câu nói luôn được nhấn mạnh như “Tôi luôn rất hứng khởi khi được hợp tác cùng các bạn” sẽ giúp cho sự hợp tác gánh vác trách nhiệm trở nên lâu dài và chắc chắn hơn.

Khi đã hình thành được những kỹ năng thiết yếu của một nhà quản trị kinh doanh, bạn đừng quên ba nghịch lý sau vốn luôn tồn tại trong bạn mỗi khi thực hiện một bước đi xa hơn trên bước đường sự nghiệp của mình.

Nghịch lý về sự thông minh hơn. Nhà lãnh đạo tài ba không nhất thiết phải là người thông minh nhất trong phòng họp. Họ dễ dàng thừa nhận những gì mình chưa biết và đặt câu hỏi với cấp dưới.

Nghịch lý về sự nhanh hơn. Nhà lãnh đạo sáng suốt biết rõ rằng để đi đến thành công nhanh hơn, trước tiên cần phải hãm tốc độ lại. Việc hãm lại ở đây được hiểu là sự dừng bước trong chốc lát để suy xét một cách tập trung hơn rồi thư giãn và bước tiếp. Đôi lúc, vì quá khẩn trương với những chiến lược, ý tưởng đã đặt ra trong công việc, nhà quản trị có thể vô tình dồn sức lực một cách phí phạm vào những chỗ không đáng. Những vận động viên chạy marathon là những người nắm bắt rất rõ khái niệm này, chỉ thực hiện nước rút vào đúng lúc cần thiết.

Nghịch lý về sự tốt đẹp hơn. Nhà lãnh đạo giỏi không phải lúc nào cũng chăm chú đến những lợi thế cạnh tranh mang tính cá nhân. Thay vào đó, phải tập trung vào việc kích thích những người khác phát huy lợi thế cạnh tranh. Điều đó cũng đồng nghĩa rằng nhà quản trị phải hướng đến một bức tranh to lớn hơn, quyết tâm hoàn thành những mục tiêu đã đề ra nhờ sức mạnh của cả một tổ chức.

Trở thành một nhà quản trị thông minh hơn, tốc độ hơn và giỏi giang hơn còn đòi hỏi một tầm nhìn tích cực, tin tưởng vào khả năng tạo ra kết quả tích cực. Chính cách suy nghĩ ấy cho phép nhà quản trị đương đầu với những thử thách, hối thúc mọi người cùng biến ý đồ đó thành hiện thực.

Đổi mới chính bản thân để hướng đến tầm cỡ quản trị cao hơn cũng là một đòi hỏi lớn đối với nhà quản trị. Phải liên tục phát triển những kỹ năng mới, theo mục tiêu đạt được kết quả xuất sắc hơn, chứ không phải là sự hoàn hảo tuyệt đối.

Advertisements

Chết vì quá tải thông tin (P.2)

10.01.2011

Việc cố xóa hết tin nhắn sẽ khiến những chủ nợ email của bạn không hài lòng. Paul Hemp trên Harvard Business Review đã gợi ý 10 cách giảm quá tải email.

Công nghệ

Trong một buổi họp gần đây để tìm ra những ý tưởng quản trị xuất sắc, Jerry Michalski trông có vẻ như một gã ngốc. Khi nghe Lew McCreary, đồng nghiệp của tôi và là người đang ngồi cạnh Michalski nói, Michalski phát hiện thấy điều gì đó khiến anh thật sự thích thú – và nhanh chóng “tweet” (đăng một dòng tin nhắn) trên mạng Twitter của mình để yêu cầu thêm thông tin. Anh nhanh chóng nhận được phản hồi, nhiều lúc là đường dẫn đến một bài báo hay một trang blog khác.

Nếu khái niệm này có giá trị – đầu tiên nó được hình thành trong phòng, sau đó được bồi dưỡng thêm nhờ những đánh giá của các thành viên trong cộng đồng Twitter – anh ta sẽ chia sẻ nó với người khác và thêm nó và những đường dẫn liên quan vào một ứng dụng phần mềm mang tên TheBrain trong máy tính cá nhân của mình. Anh ta sử dụng công cụ này bởi nó có khả năng kết nối một cách hình tượng các mẩu thông tin liên quan trên màn hình máy tính, có thể lưu trữ và phân loại kiến thức vừa tiếp nhận.

Ồ, Michalski, một nhà tư vấn độc lập cho các công ty về ứng dụng của truyền thông xã hội, không bị nhấn chìm trong bể thông tin. Anh không cố bơi ra bơi vào trên một chiếc thùng mà anh đang lướt sóng trên thác nước Niagara. Vậy bí mật của anh là gì?

Anh kiên nhẫn diễn giải: “Anh phải giống như Thiền. Anh phải từ bỏ hoàn toàn nhu cầu được biết hết mọi thứ.”

Michalski có thể từ bỏ nhiều thứ vì anh có các bộ lọc mạnh mẽ và cá biệt hóa hoàn toàn dưới sự định đoạt của anh: các mạng xã hội thu thập, chọn lựa và đánh giá thông tin cho anh. Một trong số đó là bạn bè anh trên Twitter. Một công cụ khác là Twine,  ứng dụng đánh dấu giúp anh liên tục cập nhật những chủ đề quan tâm, hoặc những bạn bè trong trang Twine, bằng cách chuyển đến cho anh những nội dung trực tuyến mà bạn bè anh cảm thấy hữu ích. Công cụ phần mềm này còn có thể quét qua các trang Twine khác và gợi ý anh tham khảo những nội dung có vẻ như liên quan đến nhu cầu của anh.

Michalski, cố vấn của Twine nói: “Tôi hiếm khi đọc các bài viết trên blog, trừ khi ai đó thông báo cho tôi hoặc tôi nhận được đường dẫn từ công cụ nhận tin của mình. Hãy tin rằng cộng đồng sẽ là bộ lọc và chuyển đến cho bạn đúng thứ bạn cần.”

Nhiều công nghệ có phần kém tham vọng hơn vẫn tồn tại để giúp chúng ta, những người đã quá mỏi mòn hơn là phấn chấn vì làn sóng thông tin, nhất là email. Các phần mềm mới có thể mang đến cho bạn nhiều giải pháp quản lý hộp thư đến tốt hơn. Một số phần mềm còn có chức năng phân loại thư trong chương trình Outlook theo mức độ quan trọng được xác định bằng lịch sử thông tin giữa bạn và một số người gửi đặc biệt; sắp xếp email theo công việc hay dự án liên quan; hay lọc ra những email đã không còn cần thiết – chẳng hạn như giờ đây một đồng nghiệp đã có thể cung cấp cho bạn thông tin mà bạn thường phải nhận qua email.

Những phần mềm khác thì đưa email vào danh sách các việc cần làm hay thêm nó vào lịch hẹn; cho bạn biết bạn cần bao nhiêu thời gian để trả lời thư, để nhờ đó, bạn kịp thời chúc mừng khách hàng cho thành công gần đây của họ chẳng hạn (mặc dù điều này dĩ nhiên sẽ làm tăng thêm dòng thông tin vào).

Nếu bạn là một người nghiện email chứ không phải nạn nhân của nó (có lẽ giữa hai khái niệm đó chỉ khác nhau về mặt ngữ nghĩa), một kỹ sư ở Google đã phát minh ra một thứ có thể giải quyết vấn đề. Đó là một đường dẫn tùy chọn từ trang Gmail của bạn mà mỗi khi bạn nhấp chuột vào màn hình máy tính sẽ tối đi và hiện ra dòng chữ: “Đến giờ giải lao! Hãy dạo vài vòng, hoàn thành một số việc hoặc ăn nhẹ! Chúng ta sẽ trở lại sau 15 phút” – và bắt đầu đếm ngược thời gian thời gian cho đến khi bạn có thể tiếp tục kiểm tra email.

Một nhận thức mới

Việc mọi người không thể thoát khỏi cơn nghiện nếu không nhận được giúp đỡ, dù từ nhóm hỗ trợ hay công nghệ, có thể là một nhận định đúng. Nhưng rốt cuộc thì chính bạn mới là người có thể kiểm soát được vấn các đề liên quan đến thông tin của chính mình. Và điều đó đồng nghĩa với bạn phải thay đổi cách tư duy và hành vi của mình.

Có một phương pháp giải quyết là từng bước tiếp nhận một trong những quy tắc do các bậc thầy về năng suất – cá nhân xây dựng nên, lấy ví dụ như phương pháp “hoàn thành mọi việc” của David Allen (thường được những người ủng hộ gọi là GTD). Nhưng bạn nên hiểu rõ bản thân mình trước khi quyết định “tín ngưỡng” nào là phù hợp. Chẳng hạn như, lời khuyên chung chung về số lần được phép kiểm tra email mỗi ngày sẽ không giúp gì nếu bạn là người dễ căng thẳng khi tưởng tượng đến hình ảnh núi thông tin bị bỏ qua đang ngày càng phình to.


Hay nếu như có một câu thần chú thì sao? Có thể “Hộp thư đến trống không!” chính là câu thần chú giúp Merlin Mann không bao giờ để email chồng chất. Hoặc trang web “five.sentenc.es” thách thức mọi người với cách trả lời email mới, “một cam kết của mỗi cá nhân rằng tất cả email đến, bất kể người gửi là ai, về chủ đề gì, đều được trả lời trong vòng 5 câu.”

Gia tăng năng suất có thể giúp bạn phần nào vơi bớt cảm xúc có lỗi hay thiếu tôn trọng người khác khi không thể trả lời email của họ nhanh chóng. Hãy tập cho mình quan điểm Thiền tông của Jerry Michalski. Hoặc hãy làm theo lời khuyên của tác giả Clay Shirky và từ bỏ mọi hy vọng mang tính níu kéo, chấp nhận rằng bạn không thể đọc chứ đừng nói đến trả lời hết các thông tin nhận được, thậm chí là lời nhắn từ những người bạn quen biết.

Cuộc khảo sát do AOL thực hiện mà chúng tôi đã đề cập ở phần đầu ghi nhận rằng có 26% người sử dụng email đã hoặc đang cân nhắc tuyên bố “tình trạng phá sản email”. Hành động liều lĩnh xóa hết tin nhắn nhận được sẽ khiến những chủ nợ email của bạn không hài lòng, như nó có thể là một bước khởi đầu tươi mới cần thiết cho bạn. (Tuy nhiên, phải thú nhận rằng tôi chưa bao giờ phải dùng đến hạ sách ấy).

10 cách giảm tình trạng quá tải email

Có rất nhiều lời khuyên để giúp bạn quản lý email hiệu quả hơn. Sau đây là một số mẹo nhỏ mà tôi đã lượm lặt được từ các website như lifehacker, 43folders và Davidco, cùng với nhiều bài học từ chính thất bại của bản thân tôi.

Dành cho người nhận:

1. Tránh bị phân tâm, tắt chức năng thông báo tự động khi có email mới. Sau đó, định ra cho mình những khoảng thời gian cụ thể trong ngày mà bạn sẽ kiểm tra và phản hồi các email nhận được.

2. Đừng mất thời gian sắp xếp email vào các thư mục; hãy tận dụng chức năng tìm kiếm trong hộp thư đến. (Có thể có một ngoại lệ như sau: Hãy tạo một thư mục mang tên: “Hành động ngay” nhưng đừng quên kiểm tra nó.)

3. Đừng làm nổi những email bạn định xử lý sau bằng cách đánh dấu “Chưa đọc”. Trong chương trình Microsoft Outlook, khi bạn vô tình đánh máy sai một lỗi nào đó, mọi thứ trong hộp thư đến đều được đánh dấu là “Đã đọc” (Và không có chức năng “Quay lại”).

4. Nếu bạn không thể trả lời email trong vài ngày tới, hãy xác nhận bạn đã nhận được thư và thông báo người gửi khi nào bạn có thể phúc đáp thư của họ.

Dành cho người gửi:

5. Trình bày thông tin một cách dễ nắm bắt bằng một câu chủ đề rõ ràng và bắt đầu nội dung bằng những điểm chính yếu. In đậm đầu đề, ký hiệu đầu dòng hoặc chữ số để nhấn mạnh những mục cần làm – và hãy chú thích ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng mục.

6. Để giúp người nhận không phải kiểm tra những email có nội dung ngắn, hãy đưa tất cả nội dung vào dòng chủ đề và kết thúc bằng “eom” (end of message – kết thúc tin).

7. Nếu cần thiết, dán nội dung của thông tin đính kèm vào bức thư.

8. Hạn chế tình trạng gửi thư qua lại bằng cách chủ động đề nghị (“Chúng ta gặp lúc 10 giờ nhé”) thay vì đưa ra những câu hỏi mở (“Chúng ta nên gặp nhau khi nào?”)

9. Trước khi chọn “reply to all”, hãy dừng lại và nghĩ về gánh nặng email mà lựa chọn của bạn có thể gây ra cho người nhận. Nếu bạn không thể thanh minh cho gánh nặng đó, tốt nhất là hãy xóa tên người nhận ra khỏi danh sách gửi đi.

10. Vì lợi ích của bạn, hãy gửi ít email hơn: Trung bình một thư gửi đi sẽ tạo ra hai thư phản hồi.


Chết vì quá tải thông tin (P.1)

10.01.2011

Trong nền kinh tế tri thức, thông tin là mặt hàng giá trị nhất chúng ta có. Ngày nay, thông tin lúc nào cũng sẵn có ở mức gần như vô tận, được tự động chuyển đến các thiết bị điện tử hoặc có thể được truy cập chỉ sau vài cú nhấp chuột. Quá nhanh phải không?

Nhưng liệu tôi có thể ngừng than vãn về tình trạng quá tải thông tin? Những cơn lũ thông tin nhấn chìm tôi mỗi ngày có vẻ sản sinh ra nhiều yếu tố cả được và mất. Nó không chỉ như cơn thủy triều từng đợt mang đến vô vàn email và thông tin RSS khiến tôi khổ sở, nó còn là đại dương thông tin vô tận tôi buộc bước ra và khám phá để duy trì công việc của mình.

Các nghiên cứu cho thấy khối lượng thông tin sẵn có tăng vọt – và cả những gián đoạn nó gây ra cho công việc của chúng ta – có thể mang đến tác động bất lợi không chỉ với sự sung túc của mỗi cá nhân mà còn với quá trình ra quyết định, sáng tạo và năng suất lao động.

Nhưng vẫn có hy vọng. Các công cụ và kỹ thuật mang tính cách mạng hứa hẹn sẽ giúp chúng ta đương đầu với các cơn lũ thông tin. Một số công cụ là giải pháp công nghệ – các phần mềm có khả năng tự động sắp xếp và phân loại ưu tiên email đến, ví dụ được lập trình chức năng điều hòa hay làm chệch hướng trận đại hồng thủy thông tin. Những công cụ khác giúp chúng ta không chết đuối trong biển thông tin bằng cách thay đổi cách thức chúng ta cư xử và tư duy.Biết đâu một ngày, tôi sẽ tận hưởng cảm giác bơi trên các dòng chảy thông tin mạnh mẽ mà hiện nay đang đe dọa nhấn chìn tôi.

Khó khăn cho mỗi cá nhân

Tình trạng quá tải thông tin, dĩ nhiên bắt nguồn từ nhà phát minh Gutenberg. Phát minh ra hình thức ấn loát đã gia tăng số lượng ấn phẩm và nhanh chóng vượt khỏi khả năng hấp thụ của não bộ trong cả một đời người. Những công nghệ sau này – từ giấy carbon đến máy photocopy – còn khiến việc nhân bản một tin sẵn có càng dễ dàng hơn. Đến khi thông tin được số hóa, các văn bản có thể được sao chép không giới hạn và gần như miễn phí.

Số hóa nội dung thông tin còn xóa bỏ rào cản với một hoạt động mà ban đầu chỉ các nhà in mới làm được: xuất bản thông tin mới. Không còn giới hạn của chi phí sản xuất và phân phối kiểu truyền thống, ai cũng có thể trở thành nhà xuất bản. (Internet không phải là công cụ duy nhất dù nó cung cấp nhiều kênh phân phối sâu rộng và hoàn toàn miễn phí. Một máy xử lý văn bản có thể chấm dứt nhu cầu về một thư ký kè kè tập giấy chi chú nhỏ, khi mà thông qua chức năng đánh chữ và kết nối Wite-out của nó, nhà quản lý có thể gửi thông báo của mình đi toàn thế giới.) Thực tế, nhiều gợi ý mua các thông tin mới được cá nhân hóa đều được “xuất bản” và phân phối mà không hề có sự tham gia chủ động nào của con người, như trường hợp của Amazon.

Khi cửa đập mở ra, cơn lũ thông tin bắt đầu cuốn phăng chúng ta với vô vàn hình thức: tin nhắn và thông báo từ Twitter ập vào điện thoại di động, thông báo về bạn bè và thư thoại trên Facebook tấn công chiếc BlackBerry, khung chat và thông tin bán hàng trực tiếp (vốn không còn bị giới hạn bởi chi phí bưu điện) xuất hiện tràn ngập trên màn hình máy tính. Đó là còn chưa nói đến ứng dụng “chết người”: email. (Tôi súy chết khi nỗ lực đọc hết từng email một cách vô ích)

Có những thông tin chưa từng tồn tại trong quá khứ hoặc chúng ta chưa từng tiếp cận được, giờ đây luôn sẵn có khiến chúng ta không dám lờ đi: các báo cáo nghiên cứu trực tuyến và dữ liệu về các ngành; blog của đồng nghiệp hay quản lý của các công ty cạnh tranh; cập nhật trên Wiki và thảo luận trên các diễn đàn về những chủ đề chúng ta đang theo dõi; mạng nội bộ của công ty hay những cập nhật vô vị mới nhất về bạn bè.

Có nhiều điều – nhưng đâu mới là vấn đề thực sự? Các nhà nghiên cứu cho rằng tình trạng căng thẳng vì không thể xử lý hết thông tin nhanh như khi nó đến – cùng với kỳ vọng mang tính cá nhân và xã hội, ví dụ bạn sẽ trả lời tất cả email nhận được – có thể khiến bạn kiệt sức và thoái chí.

Edward Hallowell, một chuyên gia về tâm thần học và những rối loạn do mất tập trung cho rằng nơi làm việc hiện đại đã gây ra cái mà ông gọi là “đặc điểm mất tập trung” với nhiều đặc điểm tương tự như rối loạn do yếu tố di truyền. Linda Stone, tác giả của thuật ngữ “tập trung từng phần liên tục” dùng để mô tả trạng thái thần kinh của công nhân tri thức của thời đại, cho biết bà đang chú ý đến chứng “ngạt thở khi xử lý email”: ngưng một cách vô thức hoạt động thở ổn định thông thường khi giải quyết email.

Thậm chí còn có ý kiến cho rằng dòng thông tin bất tận ấy chính là nguyên nhân gây giảm trí thông minh. Vài năm trước, một nghiên cứu do Hewlett-Packard tài trợ đã chứng minh chỉ số thông minh của những công nhân tri thức bị phân tâm do email, điện thoại thấp hơn 10 điểm so với mức trung bình – tức bằng hai lần mức giảm của những người hút cần sa, theo cách so sánh châm biếm của một số nhà phê bình.

Dĩ nhiên không phải ai cũng cảm thấy mệt mỏi vì cơn lũ thông tin. Nhiều người còn tỏ ra hào hứng. Nhưng điều này lại đưa ra một ám ảnh khác – chứng nghiện thông tin. Theo một khảo sát do AOL thực hiện năm 2008 với 4.000 người sử dụng email trên toàn nước Mỹ, 46% bị “móc vào” email. Gần 60% người tham gia khảo sát có kiểm tra email trong nhà vệ sinh, 15% có kiểm tra trong nhà thờ và 11% cố giấu sự thật rằng họ nhờ chồng/vợ hoặc một thành viên khác trong gia đình kiểm tra email hộ.

Xu hướng thông tin luôn sẵn có làm mờ đi ranh giới giữa công việc và gia đình, có thể tác động đến cuộc sống của mỗi cá nhân theo cách không ai mong đợi. Hãy xem xét một hiện tượng được ghi nhận gần đây về “những đứa trẻ bị BlackBerry biến thành mô côi”. Đã có ít nhất một trường hợp trong đó đứa trẻ liều lĩnh đấu tranh giành lại sự quan tâm của cha mẹ bằng cách vứt chiếc BlackBerry vào bồn cầu và dội nước.


Khó khăn cho các doanh nghiệp

Hầu hết các công ty đều không nhận thấy họ đang phải trả giá cho việc từng nhân viên phải đấu tranh để kiểm soát tình trạng dư thừa thông tin. Một trong những lý do là thời gian làm việc hiệu quả sẽ mất đi do nhân viên phải xử lý các thông tin kém giá trị. Bộ lọc email hiệu quả có thể giúp giảm bớt khó khăn, nhưng kết quả khảo sát 2.300 nhân viên Intel đã cho thấy người ta đánh giá 1/3 số lượng thư họ nhận được là không cần thiết. Giả sử họ mất hai giờ để xử lý email mỗi ngày (các nhân viên được khảo sát nhận trung bình 350 thư một tuần, còn các quản lý thì nhận đến 300 thư một ngày), rõ ràng một khối lượng thời gian khổng lồ đang bị lãng phí.

Nathan Zeldes, từng giữ chức vụ kỹ sư cao cấp ở Intel và là người giám sát nghiêu cứu này, nhận xét: “Nhiều công ty vẫn chưa chịu nhìn thẳng vào vấn đề. Dù nhiều người bị ảnh hưởng nhưng họ vẫn không “đánh trả” bởi  cho rằng thông tin -giao tiếp luôn có ích cho mọi người.” Zeldes hiện đang là Giám đốc Tập đoàn Information Overload Research, nơi quy tụ nhiều chuyên gia và quản lý cao cấp.

Những gián đoạn liên tục, dù giá trị của nó là gì, chính là vấn đề khác mà chúng ta đang đối mặt. Khi bạn phản ứng trước thông báo email mới xuất hiện trên màn hình, hay trước thông báo của chiếc BlackBerry rằng một người bạn trên Facebook vừa “chọc phá” bạn, hãy nhớ rằng bạn không chỉ mất thời gian đọc thông tin, bạn còn phải phục hồi sau sự gián đoạn ấy để tái tập trung vào công việc.

Một nghiên cứu do các chuyên gia Microsoft thực hiện đã theo dõi thói quen sử dụng email của nhân viên và phát hiện ra rằng sau khi một thông báo email mới chen vào công việc, trung bình mỗi người mất khoảng 24 phút để trở lại công việc dang dở.

Bối cảnh mà các nhà nghiên cứu mô tả quen thuộc đến mức đáng lo ngại. Thời gian xử lý thông tin ngay sau khi nhận được thông báo chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng số thời gian bị lãng phí. Người ta thường sử dụng những khoảnh khắc gián đoạn để đọc thêm các email chưa mở khác – hay làm những việc không liên quan như nhắn tin cho bạn bè hoặc lướt web.

Thật đáng ngạc nhiên, hơn một nửa khoảng thời gian vẫn bị lãng phí dù người ta đã sẵn sàng trở lại công việc, bởi họ phải: kiểm tra lại tất cả các ứng dụng đang mở trên máy tính để xác định công việc nào họ đang làm dở; bị phân tâm bởi một công việc nào khác khi họ chuyển từ cửa sổ này sang cửa sổ khác; và tái ổn định trạng thái tinh thần khi họ tìm được ứng dụng bị gián đoạn cách đó gần nửa giờ đồng hồ.

Gián đoạn do email và các dạng thông tin khác tạo nên cũng có những hậu quả khó nhận biết. Nghiên cứu do M. Amabile của Trường kinh doanh Harvard thực hiện khẳng định hoạt động sáng tạo bị giảm sút vào những ngày công việc bị gián đoạn. Từ các nghiên cứu khác, cũng thấy rằng dù các công nhân trẻ vốn đã quen với việc thường xuyên thay đổi thiết bị hay ứng dụng trong công việc, họ vẫn cần những khoảng thời gian không bị gián đoạn để hoàn thành những phần việc đặc biệt khó.

Một hậu quả khác của tình trạng quá tải thông tin mà các nhà nghiên cứu thật sự quan tâm: sự trì hoãn trong quá trình ra quyết định khi bạn không biết có ai đó hoặc khi nào một ai đó sẽ trả lời email của mình. Nếu bạn không nhận được hồi âm trong thời gian cho phép, bạn cảm thấy lạc lõng và tự hỏi: liệu người nhận có cố tình phớt lờ email của bạn vì nó khiến anh ấy mất thời gian không. Hay email của bạn bị rơi vào hộp thư rác? Hay người nhận để dành trả lời sau? Hay đơn giản là nó đã chìm nghỉm trong núi email của người nhận rồi?

Theo nhà nghiên cứu Yoram Kalman của ĐH Northwestern, tính nhập nhằng từ sự im lặng trực tuyến này nhiều khi còn tệ hơn một phản hồi chậm trễ. Tâm trí của chúng ta trải qua một chuỗi các dự liệu bán ý thức dựa trên trải nghiệm đã qua: Người này mất bao lâu để trả lời email của mình? Có nên làm phiền họ bằng một hình thức thúc ép nào khác? Có nên để lại tin nhắn thoại và số điện thoại liên lạc của mình? Có nên đi xem họ có ở bàn làm việc không? Bước ra cửa sổ và la to hết mức có thể? Bạn có thể trì hoãn dự án của mình vô thời hạn khi phải trông chờ một phản hồi mà người nhận chỉ mất một hai phút để thực hiện.

Tất cả điều này có ý nghĩa gì? Lượng hóa chi phí cho những tình huống này và cả những hậu quả khác của tình trạng quá tải thông tin không phải là một việc dễ dàng. Tuy nhiên, Nathan Zeldes cùng hai nhà nghiên cứu khác đã thực hiện được phép tính, tìm ra cái giá hằng năm Intel phải trả cho năng suất làm việc giảm sút, xét trên phương diện thời gian lãng phí cho việc xử lý những email không cần thiết và phục hồi sau khi gián đoạn, vào khoảng 1 tỷ USD. Ông cho rằng các công ty thật sự liều lĩnh khi bỏ qua con số này.


5 nguyên tắc vàng cho bảo mật doanh nghiệp

10.01.2011

Những bạn trẻ mới vào nghề thường mắc sai lầm là cung cấp quá nhiều thông tin cho khách hàng. Dưới đây là một số lời khuyên để công ty bạn có được môi trường làm việc an toàn và nâng cao hiệu quả công tác.

1. Không nghe người lạ nói

Theo chuyên gia tư vấn Bill Nichols tại công ty kiểm soát rủi ro Control Risks Group (Mĩ) thì tình trạng kẻ xấu lợi dụng phương thức gây dựng lòng tin để moi móc thông tin từ những người nhẹ dạ đang có chiều hướng gia tăng.

Các nhân viên lễ tân tiêu biểu cho mục tiêu chính vì tính chất công việc của họ được phép tra cứu địa chỉ và số điện thoại của những người làm việc trong công ty. Thậm chí một số người còn được phép rà soát hệ thống dữ liệu doanh nghiệp. Trong khi đó, kẻ muốn khai thác thông tin thu thập từng ít một qua thời gian dài và cuối cùng khi niềm tin đã tăng lên cũng là lúc chiếm đoạt hoàn toàn mật mã truy cập vào cơ sở dữ liệu.

Do đó để tránh xảy ra tình huống, nên viết ra bản nội qui phân loại những thông tin không được phép cung cấp ra bên ngoài. Hạn chế tuyệt đối việc tra cứu cơ sở dữ liệu mang tính nhạy cảm như hồ sơ khách hàng, nhân sự và tài chính. Nhân viên lễ tân cũng nên tập ứng xử với những tình huống trả lời yêu cầu thông tin trong giao tiếp thực để nhận biết các mối nguy tiềm ẩn.

2. Nguy cơ từ mạng xã hội

Khi rảnh rỗi, những nhân viên cũng có thú vui ngồi hàng giờ để lướt qua mạng xã hội để thưởng thức video hay tải nhạc. Tuy nhiên ít ai ngờ rằng những virus nguy hiểm hiện nay được ẩn vào nguồn video hoặc dính vào những bài hát trong kho nhạc online.

Các trang âm nhạc cho phép người sử dụng có thể lồng nhạc vào blog cá nhân một cách dễ dàng, và khi truy cập trang web thì trình đa phương tiện tự động bật lên chơi nhạc nền, vì vậy người sử dụng gần như bất lực trong kiểm soát các nội dung đa phương tiện trên mạng.

Các chuyên gia khuyến cáo, phòng phụ trách CNTT nên cài đặt chương trình firewall để hạn chế dùng máy tính cơ quan truy cập mạng xã hội, đồng thời sử dụng cả tiện ích lọc email để gạn lọc các mã độc gắn vào, giữ cho hệ thống được an toàn, giúp tăng tính bảo mật, tránh rò rỉ thông tin.

3. Nguy cơ từ các phần mềm chia sẻ file

Với nhiều nhân viên công sở thì những chiếc PC tại cơ quan thường mạnh hơn máy tính của họ ở nhà, và như vậy có thể phát sinh ý muốn tận dụng phần băng thông dư thừa để tải về hay gửi đi những file dung lượng lớn nhờ các ứng dụng chia sẻ ngang hàng như eMule, Kazaa và BitTornado v.v… Tuy nhiên những phần mềm này lại tạo ra những lỗ hổng tiềm ẩn dễ bị hacker lợi dụng. Do đặc điểm thiếu sự quản lí nội dung nên các tổ chức có thể vô tình gài vào hệ thống máy chủ chia sẻ file bị nhiễm virus. Nếu sơ ý tải về, thì những mã độc thừa cơ tràn vào mạng nội bộ doanh nghiệp, chiếm dụng tài nguyên, thoải mái khai thác dữ liệu qua phương thức tấn công từ xa.

Do đó những nhân viên văn phòng cần có ý thức về chính sách của cơ quan là tuyệt đối cấm xem hay tải về những nội dung thiếu minh bạch, mang nguồn gốc bất hợp pháp. Phòng CNTT cũng nên hướng dẫn các phòng ban trong công ty không sử dụng dịch vụ chia sẻ và cài đặt công cụ chặn truy cập các mạng cung cấp dịch vụ miễn phí này.

4. Thận trọng dùng thư điện tử

Dịch vụ thư điện tử miễn phí là một tiện ích rất hữu dụng, cho phép người sử dụng có thể thực hiện liên lạc ở bất cứ nơi đâu xuất hiện mạng máy tính. Tuy nhiên đăng nhập hòm thư tại cơ quan cũng có thể gián tiếp thiết lập cơ chế cho malware đột nhập mạng nội bộ.

Ngoài ra, dùng webmail cũng có thể là hành vi trái với điều lệ công ty. Thông tin có thể bị lộ trên đường truyền khi sử dụng tài khoản thư miễn phí để gửi tài liệu từ văn phòng về nhà riêng. Cho nên các nhân viên cần đề cao cảnh giác khi sử dụng thư điện tử miễn phí và nhân viên CNTT nên khóa lại những địa chỉ cung cấp dịch vụ email thiếu tin cậy để tránh hậu họa cho đơn vị mình.

5. Giữ gọn gàng bàn làm việc

Hàng ngày trên bàn giấy của phòng lễ tân luôn tràn ngập các thư gửi đến và thư cần chuyển đi, tất cả đều chất chứa thông tin liên quan đến hoạt động doanh nghiệp. Chính sách “bàn sạch” thường ít được coi trọng cho nên đó chính là một sơ hở để kẻ xấu có thể lợi dụng đọc trộm tài liệu. Bên cạnh đó còn có tình trạng khá phổ biến là mật khẩu được viết trên giấy đặt ngay phía dưới bàn phím hoặc thậm chí là đính lên màn hình vi tính cho tiện đọc. Các chuyên gia khuyến cáo doanh nghiệp nên thắt chặt chính sách bảo mật giấy tờ. Tránh các loại thư từ tài liệu bày trên bàn lễ tân. Và đặc biệt là biện pháp quản lí tiêu hủy giấy vụn trong doanh nghiệp.


%d bloggers like this: