Kỹ năng kiểm soát quá trình (MBP) – khái quát chung, quá trình setup tài liệu

29.03.2011
KỸ NĂNG KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH – MBP
Toàn bộ tư liệu này được khai thác từ bài giảng của: Ngo Quang Thuat
Tôi lần lượt post lên theo thứ tự thời gian đọc của tôi mà chưa có ý kiến của tác giả, nếu tác giả có yêu cầu gì xin báo cho tôi biết để tôi điều chỉnh. Tôi thành thật xin lỗi tác giả là tôi không biết chính xác tên có dấu của tác giả. Các trang tiếp theo của chuyên đề này tôi sẽ không viết tiếp nguồn gốc xuất xứ, mong các bạn bỏ qua cho.

Part 1: DÀNH CHO NHÀ QUẢN LÝ

Mục đích

Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn:

– Thiết lập được phương pháp kiểm soát theo quá trình.
– Phương pháp setup các loại tài liệu quản lý như sổ tay, thủ tục, quy định, hướng dẫn, biểu mẫu…

XÂY DỰNG CÔNG NGHỆ SETUP QUÁ TRÌNH

Tài liệu gồm 2 phần:
+ Phần 1 về định nghĩa.., cách thức thiết lập và kiểm soát quá trình.
+ Phần 2 dành cho các tài liệu khác (hệ thống tài liệu của DN, kiểm soát tài liệu bộ phận, kiểm soát hồ sơ)./.

1/ KHÁI QUÁT CHUNG VỀ MBP

1.1 Khái niệm:

1.1.1. Quá trình:

+ Định nghĩa 1: Theo tiêu chuẩn ISO 9000:2000 (3.4.1), quá trình là tập hợp các hoạt động có quan hệ lẫn nhau và tương tác để biến đầu vào thành đầu ra.

+ Định nghĩa 2: Ngắn gọn hơn, mọi hoạt động hay tập hợp hoạt động sử dụng các nguồn lực để biến đầu vào thành đầu ra có thể xem như một quá trình.

1.1.2 Phương pháp quản lý MBP

Phương pháp quản lý theo quá trình (management by process) là phương pháp quản lý dựa trên việc phân loại các hoạt động theo các quá trình.

1.1.3 Yêu cầu quản lý quá trình trong tổ chức:

– Mỗi quá trình phải tạo ra GTGT.
– Cách tiếp cận theo quá trình.
– Quản lý chuỗi cung ứng nội bộ.
– Cách tiếp cận theo hệ thống các quá trình

1.2 Phân biệt MBP và MBO

– Hiện nay các nhà quản lý đang tiếp cận quản lý theo hai hướng chính là:

+ Quản lý theo mục tiêu (management by object – MBO). (sẽ trình bày chi tiết ở một chuyên đề khác)
+ Quản lý theo quá trình – MBP.

– Vẫn chưa có quan điểm thống nhất về sử dụng phương pháp quản lý nào hiệu quả hơn, nhưng chúng ta có thể tiếp cận hai phương pháp này qua bảng so sánh sau đây.

– Bảng so sánh MBO – MBP.

1.3 Ý nghĩa của áp dụng MBP:

– Xây dựng các tài liệu phục vụ cho DN một cách hệ thống, thống nhất.
– Kiểm soát được chi tiết việc thực hiện công việc thông qua việc xây dựng lưu đồ quy trình, xác định các điểm kiểm soát…
– Quản lý tốt các công việc khó xác định mục tiêu.
– Xác định chi tiết nhu cầu của khách hàng, phân tích quy trình hành vi.
– Xây dựng, chuẩn hoá dòng lưu thông sản phẩm hay thông tin trong DN.
– Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của MBP là làm sáng tỏ những “giao lộ” thông tin giữa các bộ phận hay nhân viên với nhau.
– Áp dụng MBP là một trong 8 nguyên tắc quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9001:2000:
+ Hướng vào khách hàng – Customer Focus.
+ Sự lãnh đạo – Leadership.
+ Có sự tham gia của mọi người – Involvement of people.
+ Cách tiếp cận theo quá trình – Proces approach.
+ Cách tiếp cận theo hệ thống – System approach to management.
+ Cải tiến liên tục – Continual improment.
+ Quyết định dựa trên sự kiện – Fatual approach to decision making.
+ Quan hệ hợp tác có lợi với nhà cung ứng – Mutually beneficial supplier relationship.

1.4 Yêu cầu của hệ thống tài liệu

– Tạo thành hệ thống tài liệu cho DN được chuẩn hoá.
– Kiểm soát được hệ thống tài liệu hiện hành thông từ quá trình soạn thảo, phân phối, lưu trữ, chỉnh sửa..
– Phê duyệt tài liệu trước khi ban hành.
– Xem xét, cập nhật lại khi cần thiết.
– Đảm bảo sự nhận biết các thay đổi của tài liệu.
– Đảm bảo tài liệu có sẵn nơi sử dụng.
– Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết.
– Tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết.
– Ngăn ngừa sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời.

1.5 Khó khăn trong việc áp dụng MBP:

– Hệ thống tài liệu không đủ để kiểm soát (SL). Chủ yếu là do tổ chức chưa có kinh nghiệp trong việc set up quy trình.
– Nội dung của hệ thống tài liệu quá sơ sài. Các tài liệu không phản ánh đủ các hoạt động thực tiễn đang diễn ra.
– Quá ít biểu mẫu. Biểu mẫu sẽ là hồ sơ phản ánh các hoạt động của nhân viên. Quá ít biểu mẫu sẽ dẫn đến khó đo lường và đánh giá hiệu quả công việc, khó giải quyết tranh chấp hay vi phạm.
– Thực tế hoạt động không áp dụng như tài liệu đã quy định.
– Hệ thống tài liệu quá nhiều. Công ty không thể kiểm soát được tài liệu mới, lỗi thời.
– Không tiến hành cải tiến, xem xét lại hệ thống tài liệu sau một thời gian.
– Bệnh giấy tờ  ngoại lệ?

2/ QUÁ TRÌNH SET UP TÀI LIỆU

2.1 Khái niệm và phân biệt tài liệu – hồ sơ:

+ Tài liệu là những văn bản được ban hành mà mọi thành viên trong tổ chức phải tuân theo.
+ Hồ sơ là bằng chứng về việc thực hiện theo tài liệu.

– Các loại tài liệu bao gồm:

+ Sổ tay.
+ Thủ tục.
+ Quy định.
+ Hướng dẫn.
+ Biểu mẫu…

Ví dụ hồ sơ: biên bản vi phạm.

– Trong phần I, chỉ xem xét đến quy trình setup các tài liệu là các thủ tục.

2.2 Các bước thiết lập THỦ TỤC

– Xác định nhu cầu.
– Xác định mục đích.
– Xác định phạm vi.
– Xác định số bước công việc.
– Xác định các điểm kiểm soát.
– Xác định người thực hiện.
– Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ.
– Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc.
– Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.
– Mô tả/diễn giải các bước công việc.
– Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo.

2.2.1 Xác định nhu cầu

– Áp dụng tiêu chuẩn mới.
– Tái cấu trúc.
– Nâng cấp hệ thống.
– Do yêu cầu của các cấp quản lý…

2.2.2 Xác định mục đích:

– Xác định bản chất của quy trình là gì? Thông thường là GTGT của quy trình.
– Quy trình cần tuân thủ các mục tiêu/chính sách của tổ chức như thế nào?
– Ý nghĩa: toàn bộ các bước công việc, phương pháp kiểm soát, tần suất, thời hạn sẽ dựa trên mục đích setup quy trình.

VD: Xác định mục đích của quy trình đặt xe?

2.2.3 Phạm vi của thủ tục:

– Phạm vi thủ tục được hiểu tương tự như phạm vi điều chỉnh của một văn bản pháp luật.
– Phạm vi điều chỉnh có thể là toàn bộ tổ chức, theo bộ phận, theo cá nhân, theo thời gian, không gian, lĩnh vực…

2.2.4 Xác định số bước công việc trong quy trình:

– Hiện nay không có quy chuẩn cho việc xác định bao nhiêu bước công việc là hợp lý.
– Thực tế, một quy trình có thể từ 5 – 20 bước, tuy nhiên nên từ 8-15 bước là phù hợp.
– Quy trình có quá nhiều bước sẽ dẫn đến rắc rối trong việc kiểm soát, ngược lại thì sẽ dẫn đến không đủ để kiểm soát.

Để phân tích các bước trong một quy trình, cần dựa vào các yếu tố sau:

– Input: đầu vào của quy trình gồm những yếu tố nào?
– Output: đầu ra của quy trình gồm cấu thành của các yếu tố nào? GTGT là gì?
– Tiếp theo dùng phương pháp 5W1H và 5M để làm rõ vấn đề.

Phương pháp 5W1H:
– What? Là gì?
– Why? Tại sao?
– Who? Ai thực hiện…
– When? Khi nào?
– Where? Ở đâu?
– How? Làm thế nào thực hiện.

Phương pháp 5M (xác định các nguồn lực):
– Man: con người.
– Money: Tài chính.
– Machine: Máy móc.
– Material: Nguyên vật liệu.
– Method: Phương pháp làm việc.

2.2.5 Xác định điểm kiểm soát:

– Việc xác định các điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị.
– Về nguyên tắc có bao nhiêu bước công việc, sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát, nhưng do các nguồn lực không đủ, do vậy tổ chức chỉ thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu.
– Các điểm kiểm soát trọng yếu tuân theo quy tắc Pareto 80/20.

2.2.6 Xác định người thực hiện.

– Mỗi bước công việc, cần phải xác định bước đó do bộ phận/cá nhân nào thực hiện.
– Có nhiều quy trình, cần xác định chặt chẽ hơn qua: người thực hiện chính, người thực hiện phụ, người hỗ trợ.

2.2.7 Xác định bảng kiểm soát quá trình.

– Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải quá trình.
– Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình.

2.2.8 Xác định phương pháp thử nghiệm

– Mục đích của thử nghiệm là xác định xem các công việc có thực hiện đúng theo tiêu chuẩn đề ra hay không?
– Pre – test. Đây là giai đoạn làm thử, sản xuất thử, một trong các điểm quan trong nhất của phương pháp thử nghiệm.
– test trong quá trình thực hiện.

2.2.9 Mô tả quy trình:

– Là mô tả cụ thể các bước trong quy trình.
– Cách thức thực hiện các bước công việc ntn?
– Trường hợp việc diễn giải cách thức (how) thực hiện quá phức tạp, dài…thì cần một tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện.

2.2.10 Hoàn thiện định nghĩa, biểu mẫu kèm theo.

– Định nghĩa (phần III): giải thích ý nghĩa các thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ viết tắt.
– Biễu mẫu kèm theo (phần VI): xác định quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo, mã số???

2.3 Cấu trúc của thủ tục:

2.3.1 Header – Footer:

– Phần Header:

– Phần Footer:

2.3.2 Trang bìa

2.3.3 Phần theo dõi chỉnh sửa tài liệu:

2.3.4 Phần nội dung chính:

– Ghi phần mục đích, phạm vi, định nghĩa vào tài liệu.
– Xây dựng nội dung cho tài liệu (chủ yếu là vẽ và diễn giải lưu đồ) như sau:
( ghi chú: các ký hiệu diễn giải lưu đồ thực hiện theo thủ tục và hướng dẫn biên soạn tài liệu của công ty)

– Hình thức 1: gồm có 03 cột: trách nhiệm, lưu đồ, tài liệu/hồ sơ. Sau trang lưu đồ sẽ đến phấn diễn giải các bước trong quy trình.

– Hình thức 2: Thêm phần mô tả quy trình nhằm diễn giải các bước trong quy trình.

– Hình thức 3: Kết hợp các kiểu trên, có thể tách tài liệu/hồ sơ thành hai cột riêng.

– Ghi rõ tên tài liệu mã tài liệu mà nó tham chiếu tới/phải tuân thủ theo trong phần tài liệu tham khảo.
– Các tài liệu tham khảo thường là các tài liệu ở cấp cao hơn, hiệu lực cao hơn hoặc là văn bản pháp luật của nhà nước.

– Biểu mẫu là một trong những tài liệu quan trọng nhất của hệ thống quản lý.
– Khi biểu mẫu chưa được sử dụng, nó là tài liệu, nhưng khi đã được sử dụng, nó là hồ sơ.
– Theo ISO 9000:2000 (2.7.2) thì hồ sơ là những tài liệu cung cấp bằng chứng khách quan về các hoạt động đã được thực hiện hay kết quả đạt được.

2.4 Thủ tục kiểm soát tài liệu

– Thủ tục kiểm soát tài liệu là một trong 6 thủ tục bắt buộc theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
– Ngoài ra, mục đích của việc xây dựng thủ tục kiểm soát tài liệu là việc chuẩn hoá phương pháp MBP.

2.4.1 Các yêu cầu của kiểm soát tài liệu:

– Lãnh đạo cao nhất phải phê duyệt tài liệu trước khi ban hành.
– Xem xét, cập nhật tài liệu khi cần thiết.
– Đảm bảo nhận biết được sự thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu.
– Đảm bảo tài liệu thích hợp có sẵn tại các nơi sử dụng.
– Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết.
– Đảm bảo tài liệu có nguồn gốc bên ngoài được nhận biết và việc phân phối của chúng được kiểm soát.
– Ngăn ngừa việc sử dụng vô tình các tài liệu lỗi thời và áp dụng dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng được giữ lại vì mục đích nào đó.

2.4.2 Các biểu mẫu kiểm soát tài liệu:

– Phiếu đề xuất soạn thảo tài liệu mới.
– Phiếu đề xuất thay đổi tài liệu.
– Danh mục tài liệu.
– Danh sách phân phối tài liệu .
– Bảng theo dõi thay đổi tài liệu.
– Phiếu đề xuất áp dụng tài liệu bên ngoài.

2.4.3 hướng dẫn soạn thảo tài liệu.

– Là tài liệu kèm theo thủ tục kiểm soát tài liệu.
– Hướng dẫn chi tiết quá trình soạn thảo tài liệu.
– Nội dung quy định: cơ chữ, fonts, lề, các biểu tượng trong lưu đồ, mã số, hình thức tài liệu, quy định về đóng dấu tài liệu…

Advertisements

Kỹ năng kiểm soát quá trình (MBP) – Hệ thống tài liệu của doanh nghiệp

29.03.2011
MANAGEMENT BY PROCESS (MBP)
II – Các tài liệu thuộc hệ thống tài liệu của công ty.
III – Kiểm soát tài liệu của bộ phận.
IV – Kiểm soát hồ sơ.

PHẦN II: HỆ THỐNG TÀI LIỆU CỦA DN

Bảng so sánh hệ thống tài liệu DN và hệ thống pháp luật

Diễn giải

– Tài liệu cấp cao sẽ có hiệu lực cao hơn tài liệu cấp thấp.
– Diễn giải sổ tay là các quy trình, quy định, hướng dẫn.
– Biểu mẫu luôn phải đi kèm với một tài liệu như: thủ tục, quy định, hướng dẫn…
– Ngoại lệ so với hệ thống pháp luật.

1. Sổ tay

1.1 Khái niệm:

+ Theo ISO 9000:2000, sổ tay chất lượng là tài liệu cung cấp những thông tin nhất quán, cho cả nội bộ và bên ngoài, về hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.

+ Theo cách hiểu thông thường sổ tay là cẩm nang hoạt động cho một lĩnh vực nào đó.

1.2 Mục đích của sổ tay:

– Cung cấp thông tin giới thiệu cho các bên liên quan: khách hàng, cổ đông chiến lược, Ban Giám đốc…
– Giới thiệu triết lý kinh doanh, sứ mạng, mục tiêu, văn hoá DN…
– Cung cấp các thông tin cơ bản về hệ thống quản lý của DN.
– Các mục đích khác còn tuỳ thuộc vào từng loại sổ tay.

1.3 Phân loại:

1.3.1 Sổ tay chất lượng:

Đây là loại sổ tay của hệ thống quản lý ISO 9000 (phiên bản mới nhất là ISO 9001:2000).
Về nội dung, hầu như toàn bộ nội dung của sổ tay chất lượng gần như tương ứng với nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

– Chương IV: Hệ thống quản lý chất lượng.
4.1 Đáp ứng các yêu cầu chung.
4.2 Tài liệu hệ thống.
+ Giới thiệu các loại tài liệu của hệ thống.
+ Thủ tục kiểm soát tài liệu.
+ Thủ tục kiểm soát hồ sơ.
4.3 Tài liệu liên quan.

– Chương V: Lãnh đạo
5.1 Cam kêt của lãnh đạo.
5.2 Hướng vào khách hàng.
5.3 Chính sách chất lượng.
5.4 Hoạch định.
5.5 Trách nhiệm quyền hạn và trao đổi thông tin.
5.6 Xem xét lãnh đạo.

– Chương VI: quản lý nguồn lực.
6.1 Cung cấp nguồn lực.
6.2 Nguồn nhân lực.
6.3 Cơ sở hạ tầng.
6.4 Môi trường làm việc.

– Chương VII: Thực hiện sản phẩm và dịch vụ.
7.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm.
7.2 Các quá trình liên quan đến khách hàng.
7.3 Thiết kế và phát triển.
7.4 Mua hàng.
7.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ.
7.6 Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường.

– Chương VIII: Đo lường, phân tích, cải tiến
8.1 Khái quát.
8.2 Theo dõi và đo lường.
8.3 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
8.4 Phân tích dữ liệu.
8.5 Cải tiến.

1.3.2 Các loại sổ tay khác:

– Sổ tay chức năng. Ví dụ:
+ sổ tay bộ phận nhân sự.
+ sổ tay kinh doanh.
+ sổ tay kế toán…

– Sổ tay HACCP, SA 8000, ISO 14000.

– Sổ tay hoạt động (hệ thống nhượng quyền). Operation manual.

– Sổ tay nhân viên.

1.4 Hiện trạng xây dựng sổ tay của các DN hiện nay.

– Mới dừng lại ở việc phát triển sổ tay theo yêu cầu của các tiêu chuẩn mà DN đang áp dụng. Chưa bao quát được toàn bộ hoạt động của DN.
– Nội dung của các sổ tay quá khô cứng, áp dụng cứng nhắc theo nguyên văn của tiêu chuẩn tương ứng.
– Theo quan điểm mới, cần xây dựng sổ tay đáp ứng được mục đích xây dựng sổ tay, đặc biệt phải dễ hiểu và đảm bảo yêu cầu của các bên quan tâm.

1.5 Xây dựng sổ tay công ty.

1.5.1 Các thay đổi so với yêu cầu kiểm soát tài liệu:

– Trang bìa, phần Header và Footer, trang chỉnh sửa tài liệu tuân theo đúng Thủ tục kiểm soát và hướng dẫn biên soạn tài liệu.
– Phần biểu mẫu (tài liệu diễn giải không ghi vào phần VI mà ghi trực tiếp trong từng phần liên quan).
– Có thể phát triển thêm phần mục đích, phạm vi, tài liệu tham khảo.

1.5.2.1 Phần mở đầu (chương I).

– Giới thiệu lịch sử hình thành công ty.
– Ban lãnh đạo công ty.
– Cơ cấu tổ chức.
– Lĩnh vực kinh doanh.
– Kết quả kinh doanh.
– Định hướng phát triển.

1.5.2.2 Chương II: Hệ thống tài liệu:

– Giới thiệu mô hình tài liệu.
– Kiểm soát tài liệu.
– Kiểm soát hồ sơ.

1.5.2.3 Chương III: Quản trị

– Cơ cấu tổ chức.
– Uỷ quyền.
– Quản lý thông tin nội bộ.
– Hệ thống báo cáo nội bộ.

1.5.2.4 Quản trị nhân sự:

– Tuyển dụng.
– Đào tạo.
– Đánh giá công việc .
– Lương thưởng.
– Các chế độ phúc lợi.
– Kỷ luật…

1.5.2.5 Các chương khác

– Marketing.
– Bán hàng
– Dịch vụ.
– Hành chánh.
– Kế toán…

2. Thủ tục

(Đã được xây dựng trong phần Part I)

3. Quy định

3.1 Khái niệm:

– Toàn bộ phần nội dung và hình thức của tài liệu tuân theo thủ tục kiểm soát tài liệu.

– Phân biệt khái niệm quy định thông thường và khái niệm quy định trong hệ thống tài liệu.
+ Theo cách hiểu thông thường, quy định là tất cả những gì mà một thành viên trong tổ chức phải thực hiện. Như vậy, bản thân các tài liệu khác như sổ tay, thủ tục, hướng dẫn đều là các quy định.
+ Theo định nghĩa của ISO 9000: 2000, thì quy định là tài liệu công bố các yêu cầu (documents stating requirements).

3.2 Các loại quy định trong DN:

– Thực hiện chế độ kế toán tài chính theo quy định của pháp luật.

– Thực hiện quy định về lao động.

– Thực hiện các chính sách của DN về kinh doanh, nhân sự như:
+ Quy định về thưởng doanh số.
+ Nội quy.
+ Quy định về các hành vi, phương pháp xử sự, giao tiếp của các thành viên trong tô chức…

3.3 Chức năng nhiệm vụ, mô tả công việc

3.3.1 Khái quát:

– Chức năng, nhiệm vụ và mô tả công việc là một loại quy định đặc thù của tổ chức.

– Cần phân biệt hai khái niệm chức năng và nhiệm vụ:
+ Chức năng là gì? Chức năng là nhiệm vụ trọng tâm của bộ phận.
+ Nhiệm vụ là gì? Cái mà bạn phải thực hiện.

3.3.2 Mô hình CN-NV-mục tiêu CV

– Bước 1: Xác định các chức năng chính.
– Bước 2: Xây dựng các quy trình cho mỗi chức năng.
– Bước 3: Lập list các nhiệm vụ. Trong các phần này cần lưu ý đến 4 chức năng của nhà quản trị: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra.
– Bước 4: Chuyển các NV cho các Staff hay quản lý thích hợp.

3.3.3 Nội dung chính bản MTCV:

– Mục tiêu công việc:

– Nhiệm vụ:
+ Hầu hết các tổ chức chỉ liệt kê các NV của nhân viên mà không thể hiện trong đó rằng NV đó thực hiện như thế nào.
+ Chúng ta có thể thiết kế phần nhiệm vụ làm nhiều cột như nhiệm vụ, tài liệu, yêu cầu..

– Quyền hạn.

– Báo cáo và uỷ quyền.

– Nhiều tổ chức tích hợp thêm phần tiêu chuẩn công việc.

4. Tiêu chuẩn:

– Hiện nay trong DN tồn tại hai loại tiêu chuẩn chính là:
+ Tiêu chuẩn công việc.
+ Tiêu chuẩn sản phẩm.

– Nội dung và hình thức xây dựng tiêu chuẩn tuân theo quy trình kiểm soát tài liệu.

5. Hướng dẫn công việc:

– HDCV thường chi tiết các nội dung trong sổ tay, thủ tục hoặc quy định. Đối với mỗi yêu cầu trong các loại tài liệu này, sẽ phát sinh quy tắc: 5W1H. HDCV chính là chi tiết chữ How trong quy tắc này.
– HDCV phân làm hai loại chính: theo loại công việc và theo người sử dụng.
– Thông thường HDCV được dùng cho một loại công việc tương ứng với một người sử dụng thì sẽ thuận lợi hơn trong việc tiếp cận.
– Nội dung và hình thức của HDCV tuân theo thủ tục kiểm soát tài liệu, và thường được phân thành nhiều bước khác nhau, có diễn giải chi tiết cho từng bước công việc.

6. Hướng dẫn vận hành:

6.1 Đối tượng sử dụng:

+ Các loại máy móc.
+ Máy vi tính, server…

6.2 Cơ cấu nội dung của tài liệu:

6.2.1 Chuẩn bị:
+ Nhiên liệu.
+ Hệ thống điện.

6.2.2 Thao tác mở máy.

6.2.3 Thao tác vận hành.
+ Các bước để vận hành máy.
+ Quy định thời gian kiểm tra.

6.2.4 Tắt máy.
+ Thao tác tắt máy.
+ Thu dọn, sắp xếp lại nơi làm việc.

6.2.5 Các sự cố thường gặp và cách xử lý.
Mục đích là tạo ra sự hướng dẫn cho người vận hành các sự cố thường gặp để họ có thể xử lý trực tiếp mà không cần sự hỗ trợ từ bên ngoài.

6.2.6 Bảo trì.

7. Biểu mẫu

– Hầu như toàn bộ hoạt động của công ty thể hiện qua các biểu mẫu.
– Biểu mẫu khi được ghi chép sẽ là bằng chứng khách quan về việc thực hiện công việc của NV.
– Vì tầm quan trọng của BM, một số công ty thường lập một danh sách để quản lý tất cả các loại biểu mẫu.
– Danh sách biểu mẫu thường do phòng HC quản lý. Lý do, nó sẽ liên quan đến việc cấp phát, sử dụng cho các phòng ban chức năng..
– BM không bao giờ đứng độc lập mà luôn đi kèm các tài liệu quy định và diễn giải cho nó, như thủ tục, quy định, hướng dẫn…
– Mã số biểu mẫu thường đi kèm mã số tài liệu đi kèm với nó, ví dụ: 04/KV/TT-11/BM hoặc KV/TT-11/BM04


Kỹ năng lập kế hoạch – Cách lập lộ trình đi đến Thành Công

20.03.2011

Khi được hỏi: “Bạn dự định sau này sẽ làm gì?”, các bạn trẻ thường trả lời: “Tôi sẽ làm chủ một doanh nghiệp, sẽ làm một diễn giả, muốn thành đạt, muốn cống hiến…”. Nhưng đa phần các bạn lại chưa hề có một kế hoạch rành mạch để hiện thực hóa dự định đó. Các bạn đang cần kỹ năng lập kế hoạch.
Nguyên nhân của việc không chú ý hoặc không thể xác định được kế hoạch cho mình là do các bạn trẻ thiếu mục tiêu hoặc những mục tiêu ấy là mơ hồ. Khi bạn đã đặt mục tiêu dù ngắn hạn hay dài hạn cho mình như sẽ thành một chủ doanh nghiệp, sẽ là một lập trình viên phần mềm, là nhà nghiên cứu khoa học, nhà hoạt động xã hội … để có thể cống hiến, đóng góp được nhiều cho xã hội thì bạn cần phải có một kế hoạch rành mạch từng bước để thực hiện. Một kế hoạch được chuẩn bị kĩ lưỡng và được cập nhật, chỉnh sửa thường xuyên sẽ giúp bạn có những bước đi cụ thể và đánh giá được chất lượng của các công việc mình làm trên đường thực hiện dự án của mình.

I. KẾ HOẠCH LÀ GÌ?
Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra. Khi bạn lập được kế hoạch thì tư duy quản lý của bạn sẽ có hệ thống hơn để có thể tiên liệu được các tình huống sắp xảy ra. Bạn sẽ phối hợp được mọi nguồn lực của cá nhân, tổ chức để tạo nên một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững “mũi tiến công” vào mục tiêu cuối cùng mình muốn hướng đến. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu quả thực hiện dự án của mình.

II. CÁCH VIẾT MỘT BẢN KẾ HOẠCH
Để lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và khoa học, bạn có thể dùng phương pháp 5W1H2C5M bao gồm các yếu tố sau:

– Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
– Xác định nội dung công việc 1W (what)
– Xác định 3W (where, when, who)
– Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
– Xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra 2C (control, check)
– Xác định nguồn lực thực hiện 5M (man, money, material, machine và method)

1. Xác định mục tiêu, yêu cầu (Why)

Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn cần phải tự hỏi mình là:
– Tại sao tôi phải làm công việc này?
– Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của tôi?
– Hậu quả gì nếu tôi không thực hiện chúng?
Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chín là why với nội dung như trên. Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

2. Xác định nội dung công việc (What)

– WHAT: (cái gì?) Nội dung công việc đó là gì?
– Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc đó.
– Bạn hãy chắc rằng, bước sau là sự phát triển của bước trước.

3. Xác định 3W

– WHERE: (ở đâu?) có thể bao gồm các câu hỏi sau:
+ Công việc đó thực hiện tại đâu ?
+ Giao hàng tại địa điểm nào ?
+ Kiểm tra tại bộ phận nào ?
+ Thử nghiệm những công đoạn nào ? v.v…

– WHEN: (khi nào?) Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
+ Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
+ Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.

– WHO: (ai?) bao gồm các khía cạnh sau:
+ Ai làm việc đó
+ Ai kiểm tra
+ Ai hỗ trợ
+ Ai chịu trách nhiệm,…
4. Xác định cách thức thực hiện (How)
HOW: (như thế nào?) nó bao gồm các nội dung:
– Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
– Tiêu chuẩn là gì?
– Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?

5. Xác định phương pháp kiểm soát (Control)

Cách thức kiểm soát (CONTROL) sẽ liên quan đến:
– Công việc đó có đặc tính gì?
– Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
– Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
– Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.

6. Xác định phương pháp kiểm tra (Check)
Phương pháp kiểm tra (CHECK) liên quan đến các nội dung sau:
– Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
– Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
– Ai tiến hành kiểm tra?
– Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
– Trong tổ chức của bạn không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu.
– Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% số lượng nhưng chiếm đến 80% khối lượng sai sót.
7. Xác định nguồn lực (5M)
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
+ Man = nguồn nhân lực
+ Money = Tiền bạc
+ Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng
+ Machine = máy móc/công nghệ
+ Method = phương pháp làm việc
– MAN, bao gồm các nội dung:
+ Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?
+ Ai hỗ trợ?
+ Ai kiểm tra?
+ Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?
– MATERIAL: nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:
+ Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu
+ Tiêu chuẩn nhà cung ứng
+ Xác định phương pháp giao hàng
+ Thời hạn giao hàng

III. PHÂN LOẠI
– Hoạch định chiến lược
– Hoạch định tác nghiệp
– Hoạch định dự án
– Mục tiêu
– Hoạch định năm
– Hoạch định tháng
– Hoạch định tuần

1. Hoạch định chiến lược
– Đặc điểm:
+ Thời hạn: vài năm
+ Khuôn khổ: rộng
+ Mục tiêu: ít chi tiết

– Quá trình cơ bản của hoạch định chiến lược:
+ Nhận thức được cơ hội
+ Xác định các mục tiêu
+ Phát triển các tiền đề
+ Xác định các phương án lựa chọn
+ Đánh giá các phương án
+ Lựa chọn phương án
+ Hoạch định các kế hoạch phụ trợ
+ Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ

– Đầu ra của hoạch định chiến lược:
+ Một bản kế hoạch kinh doanh
+ Kế hoạch phát triển công ty
2. Hoạch định tác nghiệp
– Đặc điểm:
+ Thời hạn: ngày, tuần, tháng
+ Khuôn khổ: hẹp
+ Mục tiêu: chi tiết xác định
– Đầu ra của hoạch định tác nghiệp: Hệ thống tài liệu hoạt động của tổ chức như:
+ Các loại sổ tay, cẩm nang.
+ Quy trình hoạt động
+ Các quy định
+ Hướng dẫn công việc
+ Các biểu mẫu
+ Các kế hoạch thực hiện mục tiêu, dự án ngắn hạn.
3. Hoạch định dự án:
– Xác định các yêu cầu của dự án
– Xác định các quy trình cơ bản
– Xác định nguồn lực cung cấp cho dự án
– Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án theo sơ đồ Gantt
4. Mục tiêu:
– Phân loại mục tiêu
– Điều kiện của mục tiêu
– Lập kế hoạch thực hiện mục tiêu
a. Phân loại mục tiêu:
– Mục tiêu cấp công ty, bộ phận, cá nhân
– Mục tiêu của công ty xếp từ ngắn hạn đến dài hạn như sau:
+ Tồn tại và tăng trưởng
+ Lợi nhuận
+ Phân bổ các nguồn lực và rủi ro
+ Năng suất
+ Vị thế cạnh tranh
+ Phát triển nguồn lực
+ Phát triển công nghệ
+ Trách nhiệm xã hội
b. Điều kiện của mục tiêu:
Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART
– Specific – cụ thể, dễ hiểu
+ Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động trong tương lai.
+ Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ đang chiếm 40 % thị phần.
+ Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu % nữa.
– Measurable – đo lường được
+ Chỉ tiêu này mà không đo lýờng được thì không biết có đạt được hay không?
+ Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được.
– Achievable – vừa sức
+ Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi.
+ Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao. Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng 45kg có thể vừa sức hơn.
– Realistics – thực tế
+ Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so vối nguồn lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc..).
+ Đừng đặt chỉ tiêu giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, như vậy là không thực tế.
– Timebound – có thời hạn
+ Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn
+ hời gian hợp lý giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác.
5. Hoạch định kế hoạch năm
Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm:
– Từ chiến lược của công ty
– Từ các dự án tham gia
– Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao
– Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận.
Nội dung của kế hoạch công tác năm:
– Nội dung các mục tiêu công việc
– Thời gian thực hiện
– Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm).
6. Hoạch định kế hoạch tháng
Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng
– Các công việc trong kế hoạch năm
– Các công việc tháng trước còn tồn tại
– Các công việc mới phát sinh do công ty giao
Nội dung kế hoạch tháng:
– Các công việc quan trọng trong tháng
– Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện
– Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong tháng sau)
7. Hoạch định kế hoạch tuần
Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:
– Các công việc trong kế hoạch tháng
– Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong
– Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm.
Nội dung kế hoạch tuần:
– Các công việc quan trọng trong tuần
– Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).
– Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc làm trong tuần sau).
Tuy nhiên, không nên quá cứng nhắc trong kế hoạch. Vì thực tế, trong cuộc sống giới trẻ vẫn không đủ dữ liệu để lập kế hoạch. Thậm chí những năng khiếu vẫn chưa hoàn thiện một cách đầy đủ. Vì vậy, kế hoạch của bạn cần phải luôn được cập nhật, bổ sung thêm để phù hợp với điều kiện thực tế.

4M (Man, Machine, Method, Material ) là những yếu tố căn bản trong sản xuất
Vậy nếu các bạn có vấn đề gì phát sinh thì chúng ta có thể tập trung vào 4 yếu tố này để giải quyết

Man : con người
Ai làm,
Người làm đã được đào tạo chưa
Có tài liệu đào tạo chưa
Ai đào tạo, đào tạo trong bao lâu

Machine : Máy móc
Máy móc có tốt không, có được bảo dưỡng thường xuyên không
Máy có được kiểm tra, hiệu chỉnh định kỳ không
Thông số máy có phù hợp không

Method : Phương pháp
Có tiêu chuẩn làm việc không
Tiêu chuẩn công việc hay hướng dẫn công việc có phê duyệt chưa
Có làm theo phương pháp hay tiêu chuẩn công việc không

Material : Nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu đầu vào có kiểm tra không
Nguyên vật liệu có đúng tiêu chuẩn không
Có bị quá hạn sử dụng không
Có được bảo quản đúng cách không


Lập kế hoạch cho công việc sale

19.03.2011

1. Phân tích thị trường

a. Đại lý

b. Đối thủ

c. Khách hàng

2. Phân tích sản phẩm

a. Điểm mạnh

b. Điểm yếu

c. Cơ hội

d. Nguy cơ

3. Nhận định tiềm năng

a. Khó khăn

b. Thuận lợi

4. Thị trường mục tiêu

5. Mục tiêu

a. Doanh số

b. Số đại lý

c. Cơ cấu doanh số

6. Chiến lược bán hàng

a. Kênh đại lý cửa hàng VLXD

b. Kênh cty tư vấn

c. Kênh khách hàng lẻ

7. Thực thi

a. Nhân sự

i.Tuyển dụng

ii. Đào tạo

iii.Mô tả công việc

iv.Chỉ tiêu công việc

– Chỉ tiêu thăm viếng

– Hệ thống doanh số & thu nhập

b. Công cụ

c. Quản lý giám sát

d. Báo cáo, tổng kết

e. Lịch trình

f.Dự trù kinh phí – lợi nhuận trong năm


Qui Trình Xây Dựng Kế Hoạch Marketing

19.03.2011

Tùy vào đặc điểm kinh doanh và qui mô hoạt động, mỗi doanh nghiệp có thể có một qui trình xây dựng kế hoạch marketing khác nhau.

Có thể rất đơn giản, chẳng hạn như do một người phát thảo một kế hoạch duy nhất, rồi trình ban giám đốc phê duyệt như trường hợp các doanh nghiệp nhỏ có hoạt động thị trường đơn giản. Cho đến vô cùng phức tạp và có nhiều người, nhiều phòng ban chức năng cùng tham gia xây dựng và xây dựng nhiều kế hoạc ở nhiều cấp khác nhau như các tập đoàn lớn.

Trong phần nầy tôi xin giới thiệu với các bạn một qui trình xây dựng kế hoạch marketing ở hai cấp từ cao đến thấp. Từ kế hoạch tổng thể của cấp điều hành hoạt động kinh doanh của một nghành hàng hoặc một thị trường khu vực, cho đến kế hoạch của một đơn vị trực tiếp kinh doanh trên một thị trường cụ thể.

Tuy nhiên, do chiến lược marketing bao giờ cũng được xây dựng dựa trên chiến lược kinh doanh chung của doanh nghiệp nên tôi sẽ bắt đầu bằng chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp/tập đoàn, rồi mới triển khai qui trình xây dựng kế hoạch marketing của đơn vị kinh doanh.

Qui trình xây dựng Chiến lược kinh doanh tổng thể.

Chiến lược kinh doanh tổng thể được xây dựng dựa trên phát biểu tầm nhìn của doanh nghiệp, mang tính định hướng cho toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp và do đó mang tính chiến lược lâu dài. Bao gồm các bước:

 
Xây dựng Phát Biểu Sứ Mệnh và Tầm Nhìn (Mission, Vision Statement)
Mục tiêu kinh doanh của tập đoàn

Phân tích tình hìnhChiến lược kinh doanh

Kế hoạch triển khai thực hiện

Qui trình xây dựng Kế hoạch marketing cấp điều hành (cấp cao) .

Kế hoạch marketing cấp cao được xem như là bản kế hoạch của đơn vị tham mưu, là bản kế hoạch mang tính chiến lược, được cụ thể hoá từ mục tiêu kinh doanh của chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Nó nhằm xác định, xây dựng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp và nhằm đảm bảo tính nhất quán, sự phối hợp hài hoà giữa các đơn vị chức năng và đơn vị kinh doanh. Bao gồm các bước:

  
Xác định mục tiêu marketing
Phân tích tình hình thị trường
Phân khúc thị trường
Xác định thị trường mục tiêu
Chiến lược marketing định hướng
Kế hoạch triển khai thực hiện
Kế hoạch theo dỏi và điều chỉnh

Qui trình xây dựng Kế hoạch marketing của cấp thừa hành (đơn vị kinh doanh).

Kế hoạch marketing của đơn vị kinh doanh được xem như là bản kế hoạch marketing của đơn vị tác chiến. Nó được cụ thể hoá từ bảng kế hoạch của cấp chuyên nghành, hoặc cấp vùng, với một hay nhiều sản phẩm cụ thể, một thị trường cụ thể và những đối thủ cạnh tranh cụ thể. Bao gồm các bước sau: 
Xác định mục tiêu marketing
Phân tích tình hình thị trường
Phân khúc thị trường
Xác định thị trường mục tiêu
Chiến lược marketing
Kế hoạch triển khai thực hiện
Kế hoạch theo dỏi và điều chỉnh

Có thể thấy tuy các bước xây dựng của hai cấp, cấp cao và cấp thừa hành là giống nhau, chi tiết và qui mô của các bước trong qui trình của hai cấp nầy được triển khai với qui mô khác nhau, sử dụng những công cụ khác nhau. 


Kế hoạch marketing 7 bước – 1 ngày!

19.03.2011
 

   Để xây dựng một kế hoạch marketing hiệu quả không cần đốn đổ cả một cây đại thụ. Trên thực tế, bạn hoàn toàn có thể phác thảo một kế hoạch hoàn hảo cho hoạt động kinh doanh của mình chỉ trong vòng 1 ngày. Để bắt đầu, đừng lo lắng về cách viết hay quá chú trọng để đảm bảo cho kế hoạch được hoành tráng. Bạn chỉ cần lấy một chiếc bút chì, một tờ giấy và bắt tay vào việc! 

 Bước 1 – Hiểu rõ thị trường và các đối thủ cạnh tranh của bạn  Một lỗi lớn mà nhiều chủ công ty mắc phải đó là lao vào sản xuất hay cung cấp sản phẩm, dịch vụ ngay trong khi vẫn còn thiếu hiểu biết về thị trường, cũng như mong muốn và nhu cầu của khách hàng. Nếu bạn cố gắng bán một cái gì đó mà mọi người không muốn, thì hiển nhiên họ sẽ không mua. Điều này thật rõ ràng. Một thị trường sinh lời bao gồm tập hợp những khách hàng tiềm năng có những nhu cầu chưa được đáp ứng, bạn càng đánh trúng vào sự thiếu hụt đó bao nhiêu thì họ sẽ càng quan tâm và sẵn sang mua sản phẩm/dịch vụ của bạn bấy nhiêu. Một thị trường sinh lời có thể được so sánh với một chiếc hồ tại đó có hàng nghìn con cá đang bị bỏ đói. Tất cả những gì bạn cần làm là ném vào đó thật nhiều mồi câu và ngồi chờ số lượng lớn cá cắn câu.  Để có được những hiểu biết về thị trường, bạn nên đặt ra các câu hỏi sau và tự trả lời:   – Những thị trường nào đang chưa được phục vụ thích đáng?   – Thị trường đó có đủ lớn để tạo ra lợi nhuận?  – Bạn cần phải có được bao nhiêu thị phần cần thiết?   – Liệu có sự cạnh tranh lớn tại thị trường sản phẩm/dịch vụ bạn chuẩn bị cung ứng?  – Đâu là điểm yếu của các đối thủ cạnh tranh mà bạn có thể tận dụng?  – Liệu thị trường có mong muốn và đánh giá cao những sản phẩm/dịch vụ mà bạn sẽ đưa ra?   Bước 2 – Hiểu rõ khách hàng của bạn  Hiểu rõ người tiêu thụ một cách tường tận là bước đầu tiên đảm bảo cho hàng hóa/dịch vụ của bạn được tiêu thụ tốt. Chỉ khi biết rõ các khách hàng là ai, họ mong muốn những gì và điều gì sẽ khích lệ họ mua sắm, bạn mới có thể chuẩn bị được một kế hoạch marketing hiệu quả.   Bạn đừng nhầm lẫn giữa “mong muốn” và “nhu cầu”. Mọi người có thể không nhất thiết phải mua sắm những gì họ cần, nhưng họ chắc chắn sẽ mua những gì họ muốn. Ví dụ, chắc bạn đã từng nghe nói về việc một ai đó đến cửa hàng để mua một đôi quần lót họ cần nhưng rồi rời nhà hàng với một chiếc áo và một đôi giày mới? Hay bạn nghĩ thế nào về những bà nội trợ thường ngày đi vào siêu thị mua một ít sữa và trứng nhưng rồi đi ra với bánh pizza, bánh quy bơ và nhiều bánh kẹo khác. Mọi người sẽ mua những gì họ muốn (thậm chí cả khi tiền bạc eo hẹp!), chứ không phải những gì họ cần.   Để thực sự biết rõ khách hàng, bạn cần đặt ra cho bản thân một vài câu hỏi như sau:   – Các khách hàng tiềm năng của mình mua sắm các sản phẩm/dịch vụ như thế nào (tại các siêu thị, trên web, hay giao hàng tại nhà)?  – Khách hàng quan trọng nhất là ai và ai hay điều gì có ảnh hưởng nhất đến quyết định mua hàng của họ (vợ hay chồng, các đại lý bán hàng, các nhà quản trị dự án hay thư kí,…)?  – Các thói quen mua bán của khách hàng là gì? Ví dụ, khi cần thông tin thì họ tìm ở đâu (trên báo chí, truyền hình, truyền thanh,…)?   – Động cơ mua sắm của khách hàng là gì (giúp cải thiện vóc dáng, hình thể; phòng tránh bệnh tật; trở nên giàu có; trở nên nổi tiếng; cuộc sống thoải mái hơn;…)?   Bước 3 – Lựa chọn phân khúc thị trường thích hợp nhất   Nếu bạn nói rằng khách hàng mà bạn nhằm đến là “tất cả mọi người” thì sẽ “không ai” là khách hàng của bạn cả. Thị trường ngày nay quá nhiều các đối thủ cạnh tranh. Bạn sẽ gặt hái nhiều thành công hơn nếu nhảy vào một chiếc ao nhỏ thay vì đại dương rộng lớn. Hãy lựa chọn một phân khúc thị trường cụ thể mà bạn có thế mạnh nhất và tập trung vào đó, sau đấy bạn hoàn toàn có thể quan tâm tới việc chuyển tới phân khúc thị trường thứ hai (nhưng phải sau khi bạn thống lĩnh phân khúc thị trường thứ nhất!).  Bạn có thể là một luật sư chuyên về bồi thường thiệt hại, hay một nhà phân phối xe thể thao đã qua sử dụng, một nhà giặt khô là hơi áo len có uy tín,… hãy vẽ lên bức tranh về hoạt động kinh doanh của mình. Hãy chắc chắn rằng bạn đã lựa chọn được một phân khúc thị trường thu hút sự quan tâm của bạn nhất và bạn cũng dễ dàng tiếp cận với nó nhất. Không có gì tồi tệ hơn việc lựa chọn một phân khúc thị trường không thể tiếp cận được hoặc để tiếp cận được phải tốn kém hàng núi tiền.   Bước 4 – Phát triển thông điệp marketing của bạn   Các thông điệp marketing của bạn không chỉ nói với các khách hàng tiềm năng những gì bạn làm mà còn thuyết phục họ hãy trở thành khách hàng chính thức. Bạn nên xây dựng và phát triển hai loại thông điệp marketing.   Thông điệp marketing thứ nhất nên ngắn và đi thẳng vào điểm chính. Một vài người gọi loại thông điệp này là bài phát biểu quảng bá (elevator speech) hay nhãn hiệu truyền thanh (audio logo). Đó là câu trả lời của bạn cho câu hỏi: “Vậy, các ngài làm những gì?”.   Thông điệp thứ hai là thông điệp marketing hoàn chỉnh có trong tất cả các tài liệu xúc tiến và quảng bá kinh doanh của công ty. Để có được một thông điệp marketing hấp dẫn và thuyết phục, phải có các yếu tố sau:   – Tùy thuộc vào loại sản phẩm/dịch vụ mà bạn nhấn mạnh hoặc khơi gợi những nhu cầu tiềm ẩn của khách hàng tiềm năng mục tiêu.   – Minh chứng rằng nhu cầu đó quan trọng đến mức cần được thỏa mãn ngay, không chậm trễ.  – Giải thích về việc tại sao bạn là công ty/cá nhân duy nhất có thể thỏa mãn hiệu quả nhu cầu đó cho khách hàng.   – Giải thích về những lợi ích mà mọi người sẽ nhận được từ việc sử dụng sản phẩm, dịch vụ hay giải pháp của bạn. – Nêu những ví dụ hay sự chứng thực từ các khách hàng mà bạn đã nhận được cho thấy bạn đã giải quyết thành công trong việc thỏa mãn các nhu cầu tương tự.   – Giải thích về các mức giá, phí và điều khoản thanh toán.   – Một sự đảm bảo, bảo hành vô điều kiện.   Bước 5 – Xác định phương tiện truyền thông marketing của bạn  Như đã đề cập ở trên, sẽ rất quan trọng với việc lựa chọn một phân khúc thị trường dễ dàng tiếp cận nhất. Khi bạn tiến hành tìm kiếm một phương tiện truyền thông marketing riêng, bạn sẽ hiểu được tính đúng đắn của lời khuyên đó.   Phương tiện truyền thông marketing của bạn chính là “chiếc xe” giao tiếp liên lạc mà bạn sẽ sử dụng để truyền tải những thông điệp tiếp thị của mình. Việc lựa chọn một phương tiện truyền thông marketing đem lại hiệu quả lớn nhất so với số tiền bỏ ra là rất quan trọng. Điều này có nghĩa rằng bạn phải lựa chọn một phương tiện truyền thông có thể gửi thông điệp tiếp thị của mình tới hầu hết tất cả các khách hàng tiềm năng với mức chi phí thấp nhất.   Dưới đây là những công cụ tuyệt vời bạn có thể lựa chọn để truyền tải rộng rãi các thông điệp marketing:   – Quảng cáo trên báo chí   – Áp phích quảng cáo  – Các cuộc thi   – Các bài báo giới thiệu   – Các buổi hội thảo   – Quảng cáo trên truyền hình   – Bảng hiệu   – Tiền đóng góp để quảng bá hình ảnh   – Giao nhận trực tiếp   – Các lớp học từ xa   – Quảng cáo trên truyền thanh   – Biểu ngữ   – Hội chợ thương mại   – Trang vàng   – Các bài viết  – Quảng cáo phân loại  – Thư newsletter   – Sự kiện từ thiện  – Mạng lưới   – Hội thảo kinh doanh   – Bảng cáo thị  – Take-one box  – Tiếp thị từ xa   – Quảng cáo trên các tạp chí chuyên ngành   – Các sự kiện đặc biệt   – Thư chào hàng   – Tờ rơi   – Email   – Quảng cáo trên phim ảnh   – Quảng cáo ezine   – Bưu thiếp   – Quảng cáo treo trên cửa   – Các đại lý   – Cơ quan truyền thông trung gian   – Tổng đài fax   – Tài liệu giới thiệu năng lực công ty  – Chứng nhận quà tặng   – Truyền khẩu   – Website   – Chương trình giới thiệu, xúc tiến tại các hội nghị– Danh thiếp kinh doanh  – Catalogs   – Nói chuyện trước công chúng   Điều quan trọng nhất chính là việc sử dụng phương tiện, cách thức truyền thông thích hợp sao cho thông điệp marketing của bạn đi vào lòng người nghe. Sẽ không hiệu quả khi quảng cáo cho thị trường cộng đồng khách hàng là những người về hưu bằng âm thanh mạnh mẽ, ầm ĩ và có tốc độ nhanh,…. Trong trường hợp này cách thức truyền thông không thích hợp với các khách hàng mục tiêu.   Thành công sẽ đến khi bạn kết hợp hoàn hảo nhất tất cả 3 yếu tố trên.   Bước 6 – Đặt ra các mục tiêu marketing và bán hàng   Các mục tiêu là điều vô cùng thiết yếu cho thành công của bạn. Một “ước mong” là một mục tiêu không được viết ra thành văn bản. Nếu bạn không hoạch định cụ thể các mục tiêu trên giấy tờ, thì thành công mãi mãi chỉ là “ước mong” mà thôi. Khi xây dựng các mục tiêu marketing và bán hàng, bạn hãy sử dụng công thức SMART – theo đó đảm bảo cho mục tiêu của bạn được: (1) Sensible – Hợp lý, (2) Measurable – Có thể đánh giá, (3) Achievable – Có thể đạt được, (4) Realistic – Thực tế, và (5) Time specific – Cụ thể về thời gian.  Các mục tiêu của bạn nên bao gồm những yếu tố tài chính như doanh số bán hàng thường niên, lợi nhuận thuần, doanh thu trên mỗi nhân viên bán hàng,… Tuy nhiên, chúng cũng nên bao gồm các yếu tố phi tài chính như số lượng sản phẩm bán ra, các hợp đồng được ký kết, số khách hàng mới, các bài báo đăng tải,….   Một khi bạn đặt ra được các mục tiêu đó, hãy thực thi những quy trình để tất cả mọi nhân viên trong công ty đều “thấm nhuần”. Chẳng hạn như: xem xét lại các mục tiêu trong những buổi họp bán hàng; thể hiện trong các poster quảng cáo; trao các phần thưởng cho những nhân viên hoàn thành mục tiêu;….  Bước 7 – Xây dựng ngân quỹ marketing của bạn   Ngân quỹ dành cho hoạt động marketing của bạn có thể được xây dựng theo một vài cách thức khác nhau tuỳ thuộc vào mục tiêu mà bạn đặt ra. Sẽ tốt hơn cả nếu bắt đầu bằng những tính toán ước chừng và sau đó dần dần định hình những con số cụ thể hơn tuỳ thuộc vào tình hình thực tế.  Đầu tiên, nếu bạn đã tiến hành hoạt động kinh doanh được trên một năm và ghi lại các khoản chi phí liên quan tới marketing, bạn có thể dễ dàng tính được chi phí để có được một khách hàng mới, hay chi phí để bán được một số lượng sản phẩm mới bằng việc chia chi phí marketing năm cũ cho doanh số bán hàng thường niên (chẳng hạn như số khách hàng có được, số lượng sản phẩm được bán ra,…).   Bước tiếp theo đó là lấy con số vừa nhận được nhân với số sản phẩm mà bạn muốn bán ra hay số lượng khách hàng mà bạn muốn thu hút. Kết quả của phép tính đơn giản này sẽ đem lại cho bạn một ước tính sơ bộ về những gì bạn cần phải đầu tư để đáp ứng các mục tiêu bán hàng trong năm tiếp theo.   Và một kế hoạch marketing tuân thủ Nguyên tắc vàng AIDA   Sẽ thật thiếu sót nếu Kế hoạch marketing 7 bước – 1 ngày của bạn không tuân theo Nguyên tắc vàng AIDA. Đây là một bộ 5 yêu cầu cần có trong một chiến dịch marketing thành công mà bạn không thể bỏ qua khi xây dựng kế hoạch marketing: đó là A: get Attention (Lôi cuốn sự chú ý), I : hold Interest (Làm cho thích thú), D: create Desire (Tạo sự ham muốn) và A: lead to Action (Dẫn đến hành động mua hàng). Sự chú ý, cảm giác thích thú và lòng ham muốn của khách hàng đối với sản phẩm dịch vụ của mình có thể chưa đủ để bạn có được một kế hoạch marketing thành công nhất. Điều quan trọng lúc này là dẫn đến hành động mua hàng của mọi người. Để làm được như vậy, bên cạnh sự độc đáo, bạn phải thể hiện được sự hữu ích của sản phẩm, tính toán xem mức giá nào sẽ phù hợp với túi tiền của khách hàng và nếu có thể được là phù hợp với phong tục, tập quán của họ. Kết luận   Như vậy là bạn đã có một “Kế hoạch marketing 7 bước – 1 ngày”. Nó không đến nỗi quá khó như bạn tưởng. Đương nhiên, bạn sẽ cần học hỏi thêm đôi chút về việc chọn phương tiện truyền thông, về thông điệp marketing thích hợp và về các chi phí liên quan,…. Nhưng bạn đừng cố gắng biến công việc xây dựng và phát triển kế hoạch marketing thành một nhiệm vụ nặng nề. Hãy nhớ quy tắc 80-20: 80% các kết quả của bạn sẽ đến từ 20% nỗ lực của bạn. Chúc bạn có một kế hoạch marketing thành công nhất!   (Dịch từ Marketingprofs) 

Search engine marketing

19.03.2011

SEO ( viết tắt của cụm từ Search Engine Optimization – Tối ưu hóa công cụ tìm kiếm ) là một quá trình trong đó website của bạn sẽ được tối ưu hóa cho thân thiện với các công cụ tìm kiếm và được các công cụ tìm kiếm. Điều đó có nghĩa là website của bạn sẽ được liệt kê như những kết quả đầu tiên khi tìm kiếm trên các công cụ tìm kiếm phổ biến như Google, Yahoo, Bing …

Tối ưu hóa các công cụ tìm kiếm là một thành phần quan trọng vào một chiến dịch tiếp thị của công cụ tìm kiếm, và gói dịch vụ của chúng tôi được thiết kế riêng đặc biệt dành riêng cho các nhu cầu và mục tiêu của bạn, khi SEO thành công website của bạn có cơ hội tiếp cận một lượng lớn khách hàng tiềm năng mà bạn không thể ngờ tới.

Tại sao phải thực hiện SEO?

Thiết kế một website hấp dẫn mới là bước khởi đầu trên internet, để cả thế giới biết đến sự hiện diện của bạn, bạn cần phải quảng bá website đó. Những lợi ích dễ thấy nhất của SEO cho website là:

  • Tăng lượng người truy cập vào website
  • Tăng sự nhận biết và khuếch trương Thương Hiệu doanh nghiệp.
  • Tạo lợi thế cạnh tranh trước đối thủ.
  • Tạo sự quan tâm, yêu thích đối với website và chính bản thân doanh nghiệp.
  • Và một kết quả đáng quan tâm là quảng bá web giúp tăng lượng khách hàng truy cập vào website, từ đó giúp doanh nghiệp tăng được doanh số bán hàng.

Chi tiết Search Engine Optimization


Google Adword – PPC ( Pay Per Click ):

PPC là hình thức quảng cáo website với chi phí phụ thuộc vào mỗi lượt click chuột khi quảng cáo xuất hiện (bạn sẽ phải trả một khoản chi phí cho mỗi lần khách tham quan bấm vào quảng cáo của bạn trên các công cụ tìm kiếm phổ biến như Google, Yahoo, Live.) Dịch vụ này cho phép quảng cáo của bạn tiếp cận với khách hàng với mức chi phí hợp lý.

 

Chi tiết Google Adwords


%d bloggers like this: