7 điều các CIO nên biết về telecommuting

Làm việc từ xa hay Telecommuting mang đến cho các nhân viên sự linh hoạt và khoảng yên lặng cần thiết để tối ưu hóa năng suất lao động của họ. Cộng thêm vào đó, loại hình lao động này còn cho phép có thể tiết kiệm được các chi phí  khác. Đối với các chuyên gia CNTT thì telecommuting là một cách sống và làm việc hữu hiệu nhất.

 

Mặc dù vậy, cách làm việc tại nhà không phải lúc nào cũng dễ dàng cho các nhân viên. Với telecommuting, những hỗ trợ để thực hiện cho cách làm việc này phải thỏa mãn một số vấn đề, đầu tiên đó là các nhân viên cần phải tự phải có động cơ, tiếp đó là cần sự hỗ trợ mạnh của công nghệ (chẳng hạn như kết nối Internet tốc độ cao và VPN), xác định rõ ràng công việc có thể được thực hiện từ xa. Bên cạnh đó cũng cần phải bảo đảm cho các nhân viên làm việc từ xa của họ cảm thấy thích thú như một phần của các nhóm nhân viên làm việc tại văn phòng, kết hợp với những người làm ở xa vào các luồng công việc và tính toán năng xuất lao động dựa trên kết quả thay cho những dấu hiệu ảo.

 

Đôi khi các thành phần ban quản lý CNTT không hiểu hết được những vấn đề chính có thể ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần làm việc của các nhóm. Họ có thể tạo ra các lỗi làm cho người làm của họ cảm thấy buồn phiền và gây kém năng suất hay tốn nhiều chi phí mặc dù đã dốc toàn tâm sức vào công việc chung của công ty. Nếu muốn triển khai được cách làm việc từ xa, bạn phải có một đội các chuyên gia về công nghệ độc lập để có thể tự thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả; nếu không bạn sẽ tạo ra khoảng cách, mối bất đồng, sự ngờ vực và sự lộn xộn trong luồng công việc.

 

Bạn có cách để không phải lặp lại những lỗi của người khác. Trong bài báo này, quản trị mạng chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn một số vấn đề mà những nhân viên CNTT làm việc từ xa chia sẻ về những ưu điểm của telecommuting mang lại cho doanh nghiệp, bên cạnh đó là các quá trình giúp các nhân viên làm việc từ xa tương tác với các thành viên của nhóm khác, và một số vấn đề cần tránh. Đây là những gì mà nhân viên của bạn muốn tin tưởng bạn biết về telecommuting.

 

Những người làm việc từ xa cũng cần đến những kỹ năng về công nghệ đặc biệt để làm việc tại nhà. Trong một bài viết khác chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn về một số kỹ năng đặc biệt mà những người làm việc từ xa cần phải có.

 

1. Telecommuting tiết kiệm được nhiều chi phí, đó là một sự thật

 

Nhiều công ty có khả năng lợi dụng nguồn tài chính theo một số cách từ việc hỗ trợ cho người làm việc từ xa. Đầu tiên, với một số lượng ít người làm việc tại văn phòng chính của công ty sẽ tiết kiệm cho công ty nhiều kinh phí đắt đỏ về việc thuê mướn văn phòng, đồ đạc trang bị và sự bảo trì những tiện nghi đó.

 

Thứ hai, các công ty có thể thuê các nhân viên làm việc từ xa rộng khắp, tính theo góc độ địa lý. Họ có thể thuê những nhân viên có chất lượng mà không cần quan tâm đến vị trí địa lý. Cho ví dụ, một công ty ở vùng vịnh San Francisco có thể tìm kiếm một lập trình viên hàng đầu để làm việc từ xa từ Oklahoma để giảm được đáng kể tiền trả cho các chuyên gia phát triển gần đó bởi tiền thuê nhà quá cao.

 

Những ưa điểm ở đây còn phải kể đến đó là sự tham gia của những công dân bị tàn tật, 70% trong số người này không có công ăn việc làm, lý do chính là thiếu phương tiện giao thông thích hợp với họ để đến nơi làm việc, đặc biệt trong những vùng nông thôn. Làm việc từ các văn phòng ở nhà được trang bị đủ công nghệ tiên tiến thông qua VPN và băng thông rộng có thể khắc phục được những hạn chế này.

 

2. Người làm việc từ xa có thể cho năng suất lao động cao hơn

 

Một trong những trở ngại lớn nhất đối với telecommuting là việc thuyết phục các ông chủ rằng cách làm việc từ xa sẽ không dẫn đến tình trạng chểnh mảng. Vấn đề này đã được trải nghiệm, nhiều nhà quản lý cho rằng cứ không nhìn thấy là không làm việc, điều đó tạo ra sự cản trở lớn đối với telecommuting.

Mong rằng các nhà quản lý CNTT vượt qua được trở ngại “thời gian hiện hữu = năng suất lao động”. Vì đôi khi một số người thực sự chỉ làm việc hiệu quả khi làm việc từ xa, họ có thể nghỉ ngơi một chút khi đầu óc họ cảm thấy mệt mỏi hoặc chỉ cần tốn 15 phút để tiếp ông thợ sửa nước chứ không phải 45 phút để về nhà, tiếp đó là đợi khoảng một giờ đến hơn đó cho tới khi họ hoàn toàn công việc và 45 phút nữa để quay trở lại văn phòng làm việc.

 

Hầu hết các người làm việc từ xa tin tưởng rằng họ đạt được năng xuất lao động tốt hơn khi làm việc tại nhà so với trong văn phòng. Tại sao ư? Đó là sự tĩnh lặng hơn, công việc làm ít bị gián đoạn hơn.

 

3. Telecommuting không cho các cá nhân riêng lẻ

 

Những người làm việc từ xa hạnh phúc là thứ đầu tiên để nói với bạn rằng “lifestyle” là không dành cho tất thảy mọi người. Họ cần tự bắt đầu, cần tìm các cách khác nhau để tương tác với các đồng nghiệp, họ phải tin tưởng rằng những ưu điểm có giá trị hơn nhiều so với những nhược điểm.

 

Một số nhà quản lý không thích cách thức làm việc từ xa này vì những cảm nhận của họ không được tốt trong quá khứ. Họ có thể cho phép ai đó làm việc từ nhà, nhưng lại thiếu động cơ cần thiết để làm việc từ xa và bị ăn mòn bởi nó. Các chuyên gia CNTT làm việc từ xa mong các nhà quản lý CNTT hiểu rằng cảm nhận đó sẽ không phải là một lý do cho trở ngại này. Những con người khác nhau sẽ thành công trong những môi trường khác nhau đó là vì  telecommuting không làm việc cho bạn (hoặc vợ, chồng bạn) không có nghĩa nó không làm việc cho ai đó.

 

Một giải pháp rõ ràng ở đây là xem telecommuting như một phần thưởng cho các nhân viên văn phòng làm việc năng suất. Mặc dù vậy, trường hợp này không hẳn lúc nào cũng đúng. Một số người cần đến sự nhộn nhip và hối hả của môi trường văn phòng để thực hiện tốt công việc của họ sẽ không thích hợp khi làm việc ở nhà một mình.

 

Thay vì đó, Telecommuting đơn giản là một tùy chọn để tạo cảm nhận cho các chuyên gia CNTT, những người biết được môi trường tốt nhất để truyền cảm hứng cho năng suất làm việc của anh ta. Cho ví dụ, Steve O’Hara-Smith, một chuyên gia phát triển UNIX với 27 năm trong nghề thương mại cho rằng các nhà quản lý cần phải tạo cho telecommuting một sự lựa chọn dễ dàng bất cứ khi nào cũng phải khả thi, thay vì việc yêu cầu các điều kiện khác thường trước khi thực hiện nó. Telecommuting không nên bị hạn chế trong các tình huống mở ở đó văn phòng bị ngập lụt, các nhân viên bị thương không thể đến được văn phòng hoặc bị hỏng đường sắt khiến mọi người không đến được trụ sở chính. Một lý do mà tại sao mà O’Hara-Smith có thể bắt đầu làm việc theo cách telecommuting là anh ta đã phải đối mặt với các điều kiện không thể của chính anh – các vấn đề về sức khỏe gia đình.

 

4. Tin tưởng những người của bạn

 

Sự tin tưởng là vấn đề cốt lõi cho những người làm việc từ xa. Sự hiện diện hay không hiện diện của nó tạo ra một sự khác biệt lớn về tinh thần của họ. Nếu bạn thuê một chuyên gia có danh tiếng, và anh ta là người biết quản lý thời gian của mình, trong khi đó bạn lại cư xử với họ giống như một cậu bé học cấp ba thì chắc chắn họ sẽ đi tìm một công việc khác.

 

Rõ ràng sự tin tưởng là quan trọng để có được sự thành công với telecommuting. Điều này đã mất nhiều năm trong trải nghiệm của một số nhân viên, một người được sự chấp thuận làm việc ở nhà hai ngày mỗi tuần. Tuy nhiên người quản lý của cô ta đã đồng ý một cách miễn cưỡng và nó được thể hiện ra ngoài bằng hành vi của anh ta. Hành động đồng ý miễn cưỡng đó đã ảnh hưởng vào tinh thần của nhân viên này và làm cho cô ta cảm thấy không được tin tưởng và tôn trọng như trước và ảnh hưởng rõ ràng đến công việc.

 

5. Các kỹ năng quản lý cho Telecommuting

 

Telecommuting là một bài test đích thực cho kỹ năng quản lý của một nhà quản lý. Đã rất khó để đánh giá năng suất lao động khi làm việc tại văn phòng, giờ đây những người giám sát cần phải bổ sung thêm sự phức tạp cho cách thức làm việc này. Và không phải nhà quản lý nào cũng có được các kỹ năng cần thiết chi việc quản lý làm việc từ xa.

 

Các nhà quản lý cần phải biết cách quản lý tài nguyên, các vấn đề khác,… có thể ảnh hưởng đến công việc. Nếu họ không có khả năng truyền thông tốt, không biết cách quản lý thời gian của họ thì chắc chắn rằng công việc sẽ không thể trôi chảy và tạo được năng suất.

 

Những người làm việc từ xa mong muốn rằng các nhà quản lý nên tập trung vào kết quả công việc. Tập trung vào việc quản lý công việc thay cho các nhân viên. Các nhân viên giám sất họ phải thông tin một cách rõ ràng đối với một khái niệm nào đó và các thời hạn mục tiêu lẫn sự phụ thuộc của họ. Không chỉ cung cấp cho họ sự sắp xếp và ngày hạn định; các nhân viên quản lý còn phải bảo đảm rằng anh ta biết nội dung bên trong dự án và ở đâu nhiệm vụ thích hợp hơn.

 

Tập trung vào đầu ra không đơn giản là vấn đề tìm ra người gặp phải lỗi trong sản xuất. Mà nó phải hòa với cách mọi người thực hiện được công việc của họ. Cho ví dụ, nếu một nhân viên làm việc từ xa kết thúc dự án trước hạn dịnh, người quản lý nhân viên này nên tìm ra xem nhân viên có thể bắt đầu một nhiệm vụ mới hay không hay anh ta chỉ tốn thời gian rảnh rỗi để thực hiện những thứ khác. Một số người luôn gặp thời hạn cuối cùng cần phải có phần thưởng xứng đáng cho họ. Ngược lại, nếu ai đó để công việc vượt quá hạn định, nhà quản lý cần phải tìm ra nguyên nhân gốc của vấn đề; không chỉ thừa nhận sự kém cỏi trong năng lực làm việc của nhân viên.

 

6. Liên lạc người làm từ xa theo một vòng lặp

 

Tập trung hết sức vào các nhiệm vụ nhưng cũng không nên bỏ bê việc kiểm tra theo dĩ những nhu cầu con người của những người làm việc từ xa – đặc biệt nếu họ hiếm khi có cơ hội tương tác với các nhân viên khác. Điều đó nói lên rằng cần có những cần phải bỏ ra một chút thời gian để chúc mừng sinh nhật họ (thậm chí nếu chỉ cần bằng email), bày tỏ sự quan tâm về các vấn đề họ gặp phải và chia sẻ tình cảm với họ trong những thời điểm nào đó. Dù bạn có thể thực hiện bất cứ cách nào đi nữa, nhưng cần thiết là phải để làm họ cảm thấy như một phần của công ty.

 

Nhân viên quản lý nên quy định những người làm việc từ xa phải có một số lượng đáng kể những cuộc gặp gỡ mặt đối mặt với nhân viên quản lý và phần còn lại của nhóm để lĩnh hội đủ các vấn đề có thể bị thất lạc do điện thoại.

 

Một số người khuyên rằng các nhân viên quản lý nên thiết lập các cuộc meeting bằng điện thoại “một – một” với mức độ thường xuyên – không cho mục đích quản lý sự hiện diện mà để bảo đảm sự quan tâm về việc quản lý từ xa được bộc lộ. Những cuộc meeting, mặt đối mặt hoặc trên điện thoại, cho phép các nhà quản lý có cơ hội kết nối với những người làm việc từ xa của mình bên cạnh đó còn có thể nhận được nhiều thông tin phản hồi và các vấn đề có giá trị khác.

 

7. Các công cụ và công nghệ tạo sự khác biệt lớn

 

Thật thú vị, công nghệ không phải là hàng rào chắn khi nói đến telecommuting. Trong thực tế, nó lại là những gì cho phép các nhân viên có thể làm việc tại nhà (ngoại từ khi không có mạng và máy chủ). Bất cứ người nào có một kết nối Internet (đôi khi có thể là một VPN) cũng đều có thể thực hiện tốt công việc của họ. Tuy nhiên nếu bạn muốn các nhân viên làm việc từ xa của mình thành công, bạn cần phải cung cấp cho họ một số công cụ cần thiết và bảo đảm rằng họ được tích hợp vào các luồng công việc của doanh nghiệp.

 

Tập các công cụ tối thiểu cho các nhân viên làm việc từ xa gồm:

 

* Điện thoại văn phòng tốt với tính năng voice-mail để chuyển tiếp các cuộc gọi đến từ bàn làm việc đến nhà riêng.

* Một kết nối Internet nhanh và có độ tin cậy cao

* Truy cập VPN vào mạng công ty

* Một mạng nội bộ cho phép truy cập các thông tin cần thiết cho các công việc hàng ngày.

* Các công cụ hội thảo từ xa

* Các công cụ chia sẻ trình diễn

* Các ứng dụng làm việc từ xa

*  (IM) client

 

IM chính là một công cụ hữu dụng cho các nhân viên làm việc từ xa và những người quản lý của họ. Nó có thể giúp cho những người làm việc từ xa kết nối được với văn phòng và những nhân viên ngang hàng với họ. Ưu điểm của IM còn cho phép các nhân viên làm việc part-time hiện hữu thường xuyên hơn, chính vì vậy những người quản lý các nhân viên làm việc part-time đó thấy được các nhân viên của họ nhiều hơn, tạo được sự gần gũi trong công việc hơn.

 

Khi bạn thiết lập một VPN và phần mềm công ty khác, hãy bảo đảm rằng nó có thể làm việc với cả hệ điều hành khác ngoài Windows. Thậm chí nếu công ty bạn là một cửa hàng của Microsoft, cần phải bảo đảm cho những người làm việc từ xa – đặc biệt những người yêu cầu sử dụng máy tính cá nhân của họ – có thể sử dụng bất cứ hệ điều hành nào mà họ ưa thích. Điều này yêu cầu công ty cần phải mua các đăng ký VPN thêm cho hỗ trợ này.

 

Tuy nhiên việc chỉ ra phần mềm và các dịch vụ một nhóm nào đó cần không phải lúc nào cũng là một nhiệm vụ dễ dàng. Quả thực thứ lớn nhất phải đối mặt là phải tìm ra các công cụ và các không gian để chia sẻ và cộng tác.

 

Bên cạnh đó bộ phận hỗ trợ CNTT của doanh nghiệp cũng cần phải hỗ trợ tích cực cho những người làm việc từ xa. Phải coi những người làm việc từ xa như một phần của cơ sở hạ tầng và sự hỗ trợ công nghệ cho các nhân viên này cần ngang bằng với các nhân viên trong văn phòng. Để telecommuting đạt được thành công, bạn cần phải có việc kiểm tra giám sát chặt chẽ.

 

Telecommuting mang đến nhiều lợi ích đáng kể cho nhiều người, với khả năng linh hoạt tuyệt vời và sức mạnh trên khả năng lập lịch biểu của chúng . Nó trợ giúp rất nhiều cho các doanh nghiệp để có thể thuê đúng người cho công việc mà không cần quan tâm đến vị trí địa lý hay giờ cao điểm. Mặc dù vậy, cũng như nhiều loại hình làm việc khác, để tăng được lợi ích, các nhà quản lý CNTT phải học được các kỹ năng mới, thiết lập các kiểu làm việc mới và mở rộng sự hiểu biết của họ về năng suất lao động của các nhân viên.

(Nguồn Quản Trị Mạng)

Bình luận đã được đóng.

%d bloggers like this: